Una carta certificada de un tribunal portugués llega a un piso de Berlín; un agente judicial de Milán entrega un sobre de un tribunal neerlandés a una francesa que vive allí desde hace dos años; un correo electrónico de un abogado español pide a un jubilado británico de Alicante que confirme la recepción de una demanda. La notificación transfronteriza de documentos es el momento en que un litigio de un Estado miembro se vuelve real en otro, y se rige, en materia civil y mercantil entre Estados miembros de la UE, por un único instrumento: el Reglamento (UE) 2020/1784. Lo que exige al remitente, lo que permite rechazar al destinatario y lo que hace por el demandado que nunca recibió los documentos son preguntas con respuestas precisas.
Esta guía está escrita para personas que viven en un Estado miembro de la UE y reciben, o necesitan enviar, documentos judiciales desde o hacia otro Estado miembro, y para los asesores que les ayudan. Sigue el texto del Reglamento (UE) 2020/1784, de 25 de noviembre de 2020, relativo a la notificación y traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil, aplicable desde el 1 de julio de 2022 (artículo 37) y que sustituyó al Reglamento (CE) n.º 1393/2007. Los números de artículo son los del Reglamento.
Qué cubre el Reglamento y qué no (artículos 1 y 7)
El artículo 1 fija el ámbito: el Reglamento se aplica a la notificación transfronteriza de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil. No se aplica a las materias fiscal, aduanera o administrativa, ni a la responsabilidad del Estado por actos realizados en el ejercicio de la autoridad pública; un requerimiento tributario o una multa administrativa de otro Estado miembro viajan por otras vías. Tampoco se aplica cuando el documento se notifica en el Estado miembro del foro a un representante autorizado por la persona a notificar, dondequiera que viva esa persona (artículo 1, apartado 3): un demandado en Lisboa que ha designado a un abogado en Madrid para recibir documentos es notificado en Madrid conforme al Derecho español, no al Reglamento.
El Reglamento tampoco se aplica, con una excepción, cuando se desconoce la dirección de la persona a notificar (artículo 1, apartado 2). La excepción es el artículo 7, que obliga a cada Estado miembro a ayudar a averiguar la dirección al menos de una de tres formas: designando autoridades a las que los organismos transmisores puedan dirigir solicitudes de averiguación; permitiendo a personas de otros Estados miembros consultar directamente, incluso electrónicamente, los registros de domicilio u otras bases de datos públicas mediante un formulario del Portal Europeo de e-Justicia; o publicando en el Portal información detallada sobre cómo localizar direcciones. El demandante que no sabe dónde vive el demandado dispone por tanto de una herramienta legal antes de que surja la cuestión de la notificación.
El canal principal: organismos transmisores y receptores (artículos 3, 5, 8, 10 y 11)
Cada Estado miembro designa organismos transmisores, competentes para enviar documentos a notificar en otro Estado miembro, y organismos receptores, competentes para recibir documentos de otro Estado miembro (artículo 3); un Estado puede designar un único órgano para ambas funciones, y las designaciones se publican en el Portal de e-Justicia. Una entidad central en cada Estado facilita información a los organismos transmisores, busca soluciones a las dificultades y, excepcionalmente, remite solicitudes (artículo 4). La comunicación entre organismos se realiza a través de un sistema informático descentralizado basado en sistemas nacionales y puntos de acceso interoperables (artículo 5), y a los documentos transmitidos por ese sistema no se les puede negar efecto jurídico ni admisibilidad por el solo hecho de estar en formato electrónico (artículo 6).
El documento se transmite directamente y con la mayor rapidez posible entre los organismos, acompañado de una solicitud en el formulario A del anexo I, cumplimentado en la lengua oficial del Estado miembro requerido, o del lugar de notificación, o en otra lengua que ese Estado haya declarado aceptar (artículo 8, apartado 2). Los documentos transmitidos conforme al Reglamento están exentos de legalización o formalidad equivalente (artículo 8, apartado 3): no se necesita apostilla en un documento judicial enviado para su notificación. El organismo receptor acusa recibo automáticamente a través del sistema informático o, por otros medios, en el plazo de siete días con el formulario D (artículo 10, apartado 1); si la solicitud no puede ejecutarse con la información facilitada se dirige al organismo transmisor con el formulario E, y si está manifiestamente fuera del Reglamento o adolece de defectos formales la devuelve con el formulario F (artículo 10, apartados 2 y 3). El organismo sin competencia territorial remite el documento al organismo competente e informa al remitente con el formulario G (artículo 10, apartado 4).
El organismo receptor notifica el documento por sí mismo o lo hace notificar, bien conforme al Derecho del Estado miembro requerido, bien por el método particular solicitado por el organismo transmisor, salvo que sea incompatible con su Derecho (artículo 11, apartado 1). Debe adoptar todas las medidas necesarias para notificar lo antes posible y, en todo caso, en el plazo de un mes desde la recepción; si resulta imposible, debe informar de inmediato al organismo transmisor con el formulario K (o el formulario J si se pidió información con el formulario I) y seguir intentándolo cuando la notificación parezca posible en un plazo razonable, salvo que se le indique que ya no es necesaria (artículo 11, apartado 2).
El derecho del destinatario a rechazar: la lengua (artículo 12)
La disposición más importante para la persona notificada es el artículo 12. El destinatario puede negarse a aceptar el documento si no está redactado en, o acompañado de una traducción a, bien una lengua que el destinatario entienda, bien la lengua oficial del Estado miembro requerido o, si ese Estado tiene varias lenguas oficiales, la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar en que se efectúa la notificación (artículo 12, apartado 1). El organismo receptor debe informar al destinatario de ese derecho adjuntando el formulario L, facilitado en la lengua oficial del Estado miembro de origen y en la lengua del lugar de notificación, y también en la lengua oficial de otro Estado miembro cuando haya indicios de que el destinatario la entiende (artículo 12, apartado 2).
El rechazo puede hacerse en el momento de la notificación o en las dos semanas siguientes, mediante declaración escrita; el destinatario puede devolver el formulario L al organismo receptor o redactar una declaración indicando que rechaza el documento por la lengua en que se notificó (artículo 12, apartado 3). El organismo informa de inmediato al organismo transmisor con el formulario K y devuelve la solicitud y los documentos cuya traducción se pide (artículo 12, apartado 4). El rechazo no cierra el asunto: la notificación puede subsanarse notificando el documento junto con una traducción a una lengua admitida por el apartado 1, en cuyo caso la fecha de notificación es aquella en que el documento y su traducción se notificaron conforme al Derecho del Estado miembro requerido; pero cuando el Derecho de un Estado miembro exige notificar un documento en un plazo determinado, la fecha a tener en cuenta respecto del solicitante es la de la notificación del documento inicial (artículo 12, apartado 5). Las mismas reglas se aplican a los canales alternativos descritos más abajo (artículo 12, apartado 6).
De ello se derivan dos consecuencias prácticas. Quien entiende la lengua del documento, por ejemplo un neerlandés notificado en Italia con un documento en neerlandés, no puede rechazarlo por razón de lengua aunque el neerlandés no sea la lengua del lugar de notificación; el criterio del artículo 12, apartado 1, letra a), es lo que el destinatario entiende. Y el rechazo debe hacerse en las dos semanas y por escrito; el destinatario que simplemente ignora un sobre en lengua extranjera no lo ha rechazado, y la fecha de notificación y los plazos que corren desde ella no se ven afectados.
Los demás canales: correo, notificación electrónica, notificación directa y consular (artículos 16 a 20)
El canal de los organismos no es el único. El artículo 18 permite notificar documentos judiciales directamente por correo a personas que se encuentren en otro Estado miembro, por carta certificada con acuse de recibo o equivalente. El artículo 19 permite la notificación electrónica directa a una persona con dirección conocida a efectos de notificación en otro Estado miembro, por cualquier medio electrónico disponible para las notificaciones internas en el Estado del foro, siempre que, o bien los documentos se envíen y reciban mediante servicios cualificados de entrega electrónica certificada en el sentido del Reglamento (UE) n.º 910/2014 y el destinatario haya consentido expresamente de antemano la notificación electrónica en procedimientos judiciales, o bien el destinatario haya consentido expresamente de antemano ante el tribunal, la autoridad o la parte el uso del correo electrónico a una dirección determinada con ese fin y confirme la recepción con un acuse que indique la fecha (artículo 19, apartado 1); un Estado miembro puede notificar condiciones adicionales para la vía del correo electrónico (artículo 19, apartado 2). El consentimiento es la clave: un documento enviado por correo electrónico a quien nunca aceptó ser notificado así no está notificado conforme al artículo 19.
El artículo 20 permite a cualquier interesado en el procedimiento efectuar la notificación directamente a través de los agentes judiciales, funcionarios u otras personas competentes del Estado miembro donde se pretende notificar, cuando el Derecho de ese Estado admite la notificación directa; la Comisión publica en el Portal de e-Justicia qué profesiones pueden hacerlo en cada Estado. Los artículos 16 y 17 conservan, en circunstancias excepcionales, la transmisión por vía diplomática o consular y la notificación por los agentes diplomáticos o funcionarios consulares de un Estado a personas residentes en otro Estado miembro, sin coacción; un Estado miembro puede oponerse a la notificación consular en su territorio salvo a nacionales del Estado de origen (artículo 17, apartado 2). Los documentos extrajudiciales, como una notificación notarial o una carta de requerimiento, pueden transmitirse y notificarse conforme al Reglamento del mismo modo (artículo 21).
Fecha de la notificación y quién paga (artículos 13 y 15)
La fecha de la notificación es aquella en que el documento se notificó conforme al Derecho del Estado miembro requerido (artículo 13, apartado 1). Sin embargo, cuando el Derecho de un Estado miembro exige que un documento se notifique en un plazo determinado, la fecha a tener en cuenta respecto del solicitante es la que determine el Derecho de ese Estado (artículo 13, apartado 2); la regla protege al demandante que presentó a tiempo frente a las demoras de la notificación en el extranjero. Ambas reglas se aplican también a los canales alternativos (artículo 13, apartado 3). Completada la notificación, el organismo receptor expide un certificado de notificación, o de no notificación, en el formulario K, en una lengua aceptada por el Estado de origen (artículo 14).
La notificación de documentos judiciales procedentes de un Estado miembro no genera obligación de pagar o reembolsar tasas o gastos por los servicios prestados por el Estado miembro requerido (artículo 15, apartado 1). El solicitante sí paga los gastos de intervención de un agente judicial u otra persona competente del Estado requerido y del método particular de notificación que haya pedido, y cada Estado miembro debe fijar una tasa fija única por esa intervención, proporcionada y no discriminatoria, y comunicarla a la Comisión (artículo 15, apartado 2). Los gastos de traducción previos a la transmisión corren a cargo del solicitante, sin perjuicio de lo que después decida el tribunal sobre quién los soporta (artículo 9, apartado 2), y el organismo transmisor debe advertir al solicitante de que el destinatario puede rechazar un documento sin traducir (artículo 9, apartado 1).
| Cuestión | Disposición | Regla |
|---|---|---|
| Ámbito | Artículo 1 | Documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil; no fiscal, aduanera ni administrativa; no la notificación a un representante autorizado en el Estado del foro |
| Dirección desconocida | Artículo 7 | Cada Estado miembro ofrece al menos un medio de averiguación: autoridades designadas, acceso directo a registros a través del Portal de e-Justicia o información publicada |
| Canal principal | Artículos 3, 8, 10, 11 | Del organismo transmisor al receptor con el formulario A; sin legalización; acuse de recibo en siete días; notificación en un mes o aviso de la demora |
| Rechazo por la lengua | Artículo 12 | Rechazo si el documento no está ni en una lengua que el destinatario entienda ni en la del lugar de notificación; formulario L; dos semanas; se subsana notificando con traducción |
| Correo | Artículo 18 | Carta certificada con acuse de recibo o equivalente, directamente a la persona en el otro Estado miembro |
| Notificación electrónica | Artículo 19 | Entrega electrónica certificada cualificada con consentimiento expreso previo, o correo electrónico a una dirección determinada con consentimiento previo y acuse de recibo |
| Notificación directa | Artículo 20 | A través de agentes judiciales o personas competentes del Estado de notificación cuando su Derecho lo permite; profesiones publicadas en el Portal de e-Justicia |
| Fecha de notificación | Artículo 13 | Derecho del Estado miembro requerido; el plazo propio del solicitante se mide conforme al Derecho del Estado del foro |
| Costes | Artículos 9, 15 | Sin tasas ni gastos por los servicios propios del Estado; tasa fija única por agente judicial; traducción previa a cargo del solicitante |
| Demandado ausente | Artículo 22 | Sin sentencia hasta acreditar notificación regular y a tiempo (excepción de seis meses previa comunicación); exención del plazo de recurso, no antes de un año; no en asuntos de estado civil |
Si nunca compareció: la protección del artículo 22
El artículo 22 es la salvaguardia del demandado. Cuando un escrito de demanda o documento equivalente hubo de transmitirse a otro Estado miembro para su notificación conforme al Reglamento y el demandado no comparece, no puede dictarse sentencia hasta que se acredite que el documento se notificó por un método previsto en el Derecho del Estado miembro requerido para las notificaciones internas a personas en su territorio, o que se entregó efectivamente al demandado o en su residencia por otro método previsto en el Reglamento, y que en ambos casos la notificación o entrega se hizo con tiempo suficiente para defenderse (artículo 22, apartado 1). Un Estado miembro puede comunicar que sus tribunales pueden no obstante dictar sentencia cuando el documento se transmitió por un método previsto en el Reglamento, ha transcurrido desde la transmisión un plazo que el tribunal considere adecuado y no inferior a seis meses, y no se ha recibido certificado alguno pese a todos los esfuerzos razonables (artículo 22, apartado 2); en casos justificados de urgencia los tribunales pueden adoptar medidas provisionales o cautelares en cualquier caso (artículo 22, apartado 3).
Cuando se ha dictado sentencia contra un demandado que no compareció, el juez puede eximirle de la preclusión del plazo de recurso si, sin culpa por su parte, el demandado no tuvo conocimiento del documento con tiempo suficiente para defenderse ni de la sentencia con tiempo suficiente para recurrir, y opone una defensa prima facie sobre el fondo (artículo 22, apartado 4). La solicitud debe presentarse en un plazo razonable desde que el demandado conoce la sentencia; un Estado miembro puede fijar un plazo máximo para tales solicitudes, que no puede ser inferior a un año desde la sentencia. La exención no procede en sentencias sobre el estado o la capacidad de las personas (artículo 22, apartado 5). Para el expatriado que descubre, al volver de una larga ausencia, que se ha dictado contra él una sentencia extranjera, el artículo 22, apartado 4, es la disposición que hay que leer primero.
Orientación práctica
Si le notifican: no ignore el sobre y no renuncie a la cuestión de la lengua. Lea el formulario L si va adjunto. Si el documento no está en una lengua que entienda ni en la del lugar donde vive, puede rechazarlo por escrito en dos semanas conforme al artículo 12; si entiende la lengua, el rechazo no procede y los plazos del documento corren desde la fecha de notificación conforme al Derecho local.
Compruebe el canal. Una carta certificada con acuse de recibo es notificación válida conforme al artículo 18; un correo electrónico solo lo es si usted consintió de antemano conforme al artículo 19; un documento entregado por un agente judicial local es notificación directa conforme al artículo 20 donde el Estado lo permite. Un documento llegado por una vía que el Reglamento no reconoce es una defensa, no un motivo para relajarse.
Si nunca recibió nada y ahora existe una sentencia, actúe en un plazo razonable. El artículo 22, apartado 4, permite al juez reabrir el plazo de recurso cuando usted no tuvo conocimiento, sin culpa, y tiene una defensa defendible; los Estados miembros pueden fijar un límite que no puede ser inferior a un año desde la sentencia. El plazo corre desde el día en que conoció la sentencia.
Si necesita notificar a alguien en otro Estado miembro, traduzca primero y elija el canal con deliberación. Un documento sin traducir invita a un rechazo que cuesta semanas; el solicitante paga la traducción conforme al artículo 9. El correo certificado del artículo 18 es rápido y barato cuando es probable que se firme el acuse; el canal de los organismos de los artículos 8 a 11 produce un certificado en el formulario K que un tribunal acepta sin discusión; la notificación directa del artículo 20 solo existe en los Estados cuyo Derecho la permite.
Conserve la prueba. El certificado del formulario K, el acuse postal, el acuse por correo electrónico con su fecha y el recibo del agente local son los documentos de los que depende el artículo 22. Sin ellos no puede dictarse sentencia contra un demandado ausente, y con ellos queda respondida la alegación posterior de desconocimiento.
Preguntas frecuentes
He recibido una demanda de un tribunal de otro país de la UE en una lengua que no hablo. ¿Puedo rechazarla?
Sí, si no está ni en una lengua que entienda ni en la lengua oficial del lugar donde se notificó, y si no iba acompañada de una traducción a una de esas lenguas. El artículo 12 le permite rechazarla en el momento de la notificación o en las dos semanas siguientes mediante declaración escrita, con el formulario L o una carta en la que indique que la rechaza por la lengua. El remitente puede entonces notificarla de nuevo con traducción, y la fecha de notificación es la de esa segunda notificación, sin perjuicio de la regla del plazo propio del remitente del artículo 12, apartado 5.
¿Una carta certificada vale como notificación desde el extranjero?
Sí. El artículo 18 permite notificar documentos judiciales directamente por correo a una persona en otro Estado miembro mediante carta certificada con acuse de recibo o equivalente. Las reglas lingüísticas del artículo 12 se aplican también a la notificación postal, de modo que una carta certificada en una lengua que ni entiende ni comparte con su lugar de residencia puede rechazarse igualmente en dos semanas.
¿Puede un tribunal o abogado extranjero notificarme por correo electrónico?
Solo con su consentimiento expreso previo. El artículo 19 permite la notificación electrónica bien mediante un servicio cualificado de entrega electrónica certificada, si aceptó de antemano la notificación electrónica en procedimientos judiciales, bien por correo electrónico a una dirección determinada, si lo aceptó de antemano y confirma la recepción con un acuse que indique la fecha. Un correo electrónico enviado sin ese consentimiento no es notificación conforme al Reglamento.
¿Cuánto tarda la notificación entre países de la UE?
El organismo receptor debe adoptar todas las medidas necesarias para notificar lo antes posible y, en todo caso, en el plazo de un mes desde la recepción del documento (artículo 11, apartado 2); si no puede, debe informar de inmediato al organismo remitente y seguir intentándolo cuando la notificación parezca posible en un plazo razonable. La notificación postal y la directa suelen ser más rápidas; un rechazo por la lengua añade el tiempo necesario para traducir y notificar de nuevo.
Se ha dictado una sentencia contra mí en otro Estado miembro pero nunca recibí la demanda. ¿Qué puedo hacer?
El artículo 22, apartado 4, permite al juez eximirle de la preclusión del plazo de recurso si, sin culpa por su parte, no conoció el documento a tiempo para defenderse ni la sentencia a tiempo para recurrir, y opone una defensa prima facie sobre el fondo. Debe solicitarlo en un plazo razonable desde que conoció la sentencia; un Estado miembro puede fijar un límite máximo, que no puede ser inferior a un año desde la sentencia. La exención no se aplica a sentencias sobre el estado o la capacidad de las personas.
¿Se aplica el Reglamento a un requerimiento tributario o una multa de otro país de la UE?
No. El artículo 1 excluye las materias fiscal, aduanera y administrativa y la responsabilidad del Estado por el ejercicio de la autoridad pública. Esos documentos se notifican conforme a otros instrumentos o acuerdos bilaterales, y las reglas de lengua y rechazo del Reglamento no les son aplicables.