Una raccomandata di un tribunale portoghese arriva in un appartamento di Berlino; un ufficiale giudiziario di Milano consegna una busta di un tribunale olandese a una francese che vive lì da due anni; un'e-mail di un avvocato spagnolo chiede a un pensionato britannico di Alicante di confermare la ricezione di una citazione. La notificazione transfrontaliera degli atti è il momento in cui una controversia in uno Stato membro diventa reale in un altro, ed è disciplinata, in materia civile e commerciale tra Stati membri dell'UE, da un unico strumento: il Regolamento (UE) 2020/1784. Cosa esige dal mittente, cosa consente al destinatario di rifiutare e cosa fa per il convenuto che non ha mai ricevuto gli atti sono domande con risposte precise.
Questa guida è scritta per chi vive in uno Stato membro dell'UE e riceve, o deve inviare, atti giudiziari da o verso un altro Stato membro, e per i consulenti che lo assistono. Segue il testo del Regolamento (UE) 2020/1784 del 25 novembre 2020 relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale, applicabile dal 1° luglio 2022 (articolo 37) e che ha sostituito il Regolamento (CE) n. 1393/2007. I numeri degli articoli sono quelli del Regolamento.
Cosa copre il Regolamento e cosa no (articoli 1 e 7)
L'articolo 1 fissa l'ambito: il Regolamento si applica alla notificazione transfrontaliera degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale. Non si applica alla materia fiscale, doganale o amministrativa, né alla responsabilità dello Stato per atti compiuti nell'esercizio di pubblici poteri; un avviso fiscale o una sanzione amministrativa di un altro Stato membro viaggiano per altre vie. Non si applica neppure quando l'atto è notificato nello Stato membro del foro a un rappresentante autorizzato dalla persona da notificare, ovunque questa viva (articolo 1, paragrafo 3): un convenuto a Lisbona che ha nominato un avvocato a Madrid per ricevere gli atti è notificato a Madrid secondo il diritto spagnolo, non secondo il Regolamento.
Il Regolamento non si applica, con un'eccezione, neppure quando l'indirizzo della persona da notificare è sconosciuto (articolo 1, paragrafo 2). L'eccezione è l'articolo 7, che obbliga ogni Stato membro ad aiutare a reperire l'indirizzo in almeno uno di tre modi: designando autorità cui gli organi mittenti possono rivolgere richieste di reperimento; consentendo a persone di altri Stati membri di interrogare direttamente, anche per via elettronica, i registri anagrafici o altre banche dati pubbliche mediante un modulo del portale europeo della giustizia elettronica; o pubblicando sul portale informazioni dettagliate su come reperire gli indirizzi. L'attore che non sa dove vive il convenuto dispone quindi di uno strumento normativo prima ancora che sorga la questione della notificazione.
Il canale principale: organi mittenti e riceventi (articoli 3, 5, 8, 10 e 11)
Ogni Stato membro designa organi mittenti, competenti a trasmettere gli atti da notificare in un altro Stato membro, e organi riceventi, competenti a ricevere gli atti provenienti da un altro Stato membro (articolo 3); uno Stato può designare un solo organo per entrambe le funzioni, e le designazioni sono pubblicate sul portale della giustizia elettronica. Un'autorità centrale in ogni Stato fornisce informazioni agli organi mittenti, cerca soluzioni alle difficoltà e, in via eccezionale, inoltra le richieste (articolo 4). La comunicazione tra gli organi avviene tramite un sistema informatico decentrato basato sui sistemi nazionali e su punti di accesso interoperabili (articolo 5), e agli atti trasmessi tramite tale sistema non possono essere negati effetti giuridici o ammissibilità come prova per il solo fatto della forma elettronica (articolo 6).
L'atto è trasmesso direttamente e nel più breve tempo possibile tra gli organi, accompagnato da una richiesta sul modulo A dell'allegato I, compilato nella lingua ufficiale dello Stato membro richiesto, o del luogo di notificazione, o in un'altra lingua che tale Stato ha dichiarato di accettare (articolo 8, paragrafo 2). Gli atti trasmessi ai sensi del Regolamento sono esenti da legalizzazione o formalità equivalente (articolo 8, paragrafo 3): non serve alcuna apostille su un atto giudiziario inviato per la notificazione. L'organo ricevente accusa ricevuta automaticamente tramite il sistema informatico o, con altri mezzi, entro sette giorni con il modulo D (articolo 10, paragrafo 1); se la richiesta non può essere eseguita con le informazioni fornite, contatta l'organo mittente con il modulo E, e se la richiesta esula manifestamente dal Regolamento o è formalmente viziata la restituisce con il modulo F (articolo 10, paragrafi 2 e 3). L'organo territorialmente incompetente inoltra l'atto all'organo competente e ne informa il mittente con il modulo G (articolo 10, paragrafo 4).
L'organo ricevente notifica l'atto direttamente o lo fa notificare, secondo il diritto dello Stato membro richiesto o secondo la modalità particolare chiesta dall'organo mittente, salvo che sia incompatibile con il proprio diritto (articolo 11, paragrafo 1). Deve compiere tutti i passi necessari per notificare quanto prima e comunque entro un mese dalla ricezione; se ciò risulta impossibile, deve informare immediatamente l'organo mittente con il modulo K (o il modulo J se sono state chieste informazioni con il modulo I) e continuare a tentare quando la notificazione sembri possibile entro un termine ragionevole, salvo che gli sia comunicato che non è più necessaria (articolo 11, paragrafo 2).
Il diritto del destinatario di rifiutare: la lingua (articolo 12)
La disposizione più importante per chi riceve la notificazione è l'articolo 12. Il destinatario può rifiutare di ricevere l'atto se non è redatto, o accompagnato da una traduzione, in una lingua che comprende, oppure nella lingua ufficiale dello Stato membro richiesto o, se tale Stato ha più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui la notificazione è eseguita (articolo 12, paragrafo 1). L'organo ricevente deve informare il destinatario di tale diritto allegando il modulo L, fornito nella lingua ufficiale dello Stato membro d'origine e nella lingua del luogo di notificazione, nonché nella lingua ufficiale di un altro Stato membro se vi sono indizi che il destinatario la comprenda (articolo 12, paragrafo 2).
Il rifiuto può essere opposto al momento della notificazione o entro due settimane, mediante dichiarazione scritta; il destinatario può restituire il modulo L all'organo ricevente o redigere una dichiarazione in cui afferma di rifiutare l'atto a causa della lingua in cui è stato notificato (articolo 12, paragrafo 3). L'organo ne informa subito l'organo mittente con il modulo K e restituisce la richiesta e gli atti di cui è chiesta la traduzione (articolo 12, paragrafo 4). Il rifiuto non chiude la questione: la notificazione può essere sanata notificando l'atto insieme a una traduzione in una lingua ammessa dal paragrafo 1, nel qual caso la data di notificazione è quella in cui l'atto e la traduzione sono stati notificati secondo il diritto dello Stato membro richiesto; ma quando il diritto di uno Stato membro esige che un atto sia notificato entro un determinato termine, la data da considerare nei confronti del richiedente è quella della notificazione dell'atto originario (articolo 12, paragrafo 5). Le stesse regole valgono per i canali alternativi descritti più avanti (articolo 12, paragrafo 6).
Ne discendono due conseguenze pratiche. Chi comprende la lingua dell'atto, per esempio un olandese cui è notificato in Italia un atto in olandese, non può rifiutarlo per motivi linguistici benché l'olandese non sia la lingua del luogo di notificazione; il criterio dell'articolo 12, paragrafo 1, lettera a), è ciò che il destinatario comprende. E il rifiuto deve essere opposto entro le due settimane e per iscritto; il destinatario che si limita a ignorare una busta in lingua straniera non l'ha rifiutata, e la data di notificazione e i termini che da essa decorrono restano inalterati.
Gli altri canali: posta, notificazione elettronica, diretta e consolare (articoli da 16 a 20)
Il canale degli organi non è l'unico. L'articolo 18 consente di notificare atti giudiziari direttamente tramite i servizi postali a persone che si trovano in un altro Stato membro, con lettera raccomandata con avviso di ricevimento o equivalente. L'articolo 19 consente la notificazione elettronica diretta a una persona con indirizzo noto ai fini della notificazione in un altro Stato membro, con qualsiasi mezzo elettronico disponibile per le notificazioni interne nello Stato del foro, purché o gli atti siano inviati e ricevuti tramite servizi elettronici di recapito certificato qualificati ai sensi del Regolamento (UE) n. 910/2014 e il destinatario abbia preventivamente e espressamente acconsentito alla notificazione elettronica nei procedimenti giudiziari, oppure il destinatario abbia preventivamente e espressamente acconsentito, dinanzi al giudice, all'autorità o alla parte, all'uso dell'e-mail a un indirizzo specificato a tal fine e confermi la ricezione con un avviso recante la data (articolo 19, paragrafo 1); uno Stato membro può comunicare condizioni aggiuntive per la via dell'e-mail (articolo 19, paragrafo 2). Il consenso è la chiave: un atto inviato per e-mail a chi non ha mai accettato la notificazione per e-mail non è notificato ai sensi dell'articolo 19.
L'articolo 20 consente a chiunque abbia interesse in un procedimento di far eseguire la notificazione direttamente tramite gli ufficiali giudiziari, i funzionari o le altre persone competenti dello Stato membro in cui la notificazione è richiesta, se il diritto di tale Stato ammette la notificazione diretta; la Commissione pubblica sul portale della giustizia elettronica quali professioni possono farlo in ciascuno Stato. Gli articoli 16 e 17 conservano, in circostanze eccezionali, la trasmissione per via diplomatica o consolare e la notificazione da parte degli agenti diplomatici o consolari di uno Stato a persone residenti in un altro Stato membro, senza coercizione; uno Stato membro può opporsi alla notificazione consolare nel proprio territorio salvo che nei confronti di cittadini dello Stato d'origine (articolo 17, paragrafo 2). Gli atti extragiudiziali, come una comunicazione notarile o una lettera di messa in mora, possono essere trasmessi e notificati ai sensi del Regolamento allo stesso modo (articolo 21).
Data della notificazione e chi paga (articoli 13 e 15)
La data della notificazione è quella in cui l'atto è stato notificato secondo il diritto dello Stato membro richiesto (articolo 13, paragrafo 1). Tuttavia, quando il diritto di uno Stato membro esige che un atto sia notificato entro un determinato termine, la data da considerare nei confronti del richiedente è quella stabilita dal diritto di tale Stato (articolo 13, paragrafo 2); la regola tutela l'attore che ha depositato in tempo dai ritardi della notificazione all'estero. Entrambe le regole valgono anche per i canali alternativi (articolo 13, paragrafo 3). Completata la notificazione, l'organo ricevente rilascia un certificato di avvenuta o mancata notificazione sul modulo K, in una lingua accettata dallo Stato d'origine (articolo 14).
La notificazione di atti giudiziari provenienti da uno Stato membro non dà luogo ad alcun obbligo di pagamento o rimborso di tasse o spese per i servizi resi dallo Stato membro richiesto (articolo 15, paragrafo 1). Il richiedente paga però le spese per l'intervento di un ufficiale giudiziario o di altra persona competente dello Stato richiesto e per la modalità particolare di notificazione da lui chiesta, e ogni Stato membro deve fissare un'unica tassa fissa per tale intervento, proporzionata e non discriminatoria, e comunicarla alla Commissione (articolo 15, paragrafo 2). Le spese di traduzione anteriori alla trasmissione sono a carico del richiedente, fatta salva una successiva decisione del giudice su chi le sopporta (articolo 9, paragrafo 2), e l'organo mittente deve avvertire il richiedente che il destinatario può rifiutare un atto non tradotto (articolo 9, paragrafo 1).
| Questione | Disposizione | Regola |
|---|---|---|
| Ambito | Articolo 1 | Atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale; non materia fiscale, doganale o amministrativa; non la notificazione a un rappresentante autorizzato nello Stato del foro |
| Indirizzo sconosciuto | Articolo 7 | Ogni Stato membro offre almeno un mezzo di reperimento: autorità designate, accesso diretto ai registri tramite il portale della giustizia elettronica o informazioni pubblicate |
| Canale principale | Articoli 3, 8, 10, 11 | Dall'organo mittente a quello ricevente con il modulo A; nessuna legalizzazione; avviso di ricevimento entro sette giorni; notificazione entro un mese o avviso del ritardo |
| Rifiuto per la lingua | Articolo 12 | Rifiuto se l'atto non è né in una lingua compresa dal destinatario né in quella del luogo di notificazione; modulo L; due settimane; sanato dalla notificazione con traduzione |
| Posta | Articolo 18 | Raccomandata con avviso di ricevimento o equivalente, direttamente alla persona nell'altro Stato membro |
| Notificazione elettronica | Articolo 19 | Recapito elettronico certificato qualificato con consenso espresso preventivo, oppure e-mail a un indirizzo specificato con consenso preventivo e ricezione confermata |
| Notificazione diretta | Articolo 20 | Tramite ufficiali giudiziari o persone competenti dello Stato di notificazione se il suo diritto lo consente; professioni elencate sul portale della giustizia elettronica |
| Data della notificazione | Articolo 13 | Diritto dello Stato membro richiesto; il termine proprio del richiedente si misura secondo il diritto dello Stato del foro |
| Costi | Articoli 9, 15 | Nessuna tassa o spesa per i servizi propri dello Stato; unica tassa fissa per l'ufficiale giudiziario; traduzione prima della trasmissione a carico del richiedente |
| Convenuto assente | Articolo 22 | Nessuna sentenza finché non è provata la notificazione regolare e tempestiva (eccezione di sei mesi previa comunicazione); rimessione in termini per l'impugnazione, non prima di un anno; non nelle cause di stato |
Se non siete mai comparsi: la tutela dell'articolo 22
L'articolo 22 è la garanzia del convenuto. Quando un atto introduttivo o equivalente ha dovuto essere trasmesso a un altro Stato membro per la notificazione ai sensi del Regolamento e il convenuto non è comparso, non può essere pronunciata sentenza finché non sia accertato che l'atto è stato notificato secondo una modalità prevista dal diritto dello Stato membro richiesto per le notificazioni interne a persone nel suo territorio, o è stato effettivamente consegnato al convenuto o nella sua residenza con un altro mezzo previsto dal Regolamento, e che in entrambi i casi la notificazione o consegna è avvenuta in tempo utile per difendersi (articolo 22, paragrafo 1). Uno Stato membro può comunicare che i suoi giudici possono comunque pronunciare sentenza se l'atto è stato trasmesso con una modalità prevista dal Regolamento, dalla trasmissione è trascorso un termine ritenuto adeguato dal giudice e non inferiore a sei mesi, e non è pervenuto alcun certificato nonostante ogni ragionevole sforzo (articolo 22, paragrafo 2); in casi giustificati di urgenza i giudici possono comunque adottare provvedimenti provvisori o cautelari (articolo 22, paragrafo 3).
Quando è stata pronunciata sentenza contro un convenuto non comparso, il giudice può rimetterlo in termini per l'impugnazione se, senza sua colpa, il convenuto non ha avuto conoscenza dell'atto in tempo utile per difendersi né della sentenza in tempo utile per impugnarla, e oppone una difesa prima facie nel merito (articolo 22, paragrafo 4). L'istanza va proposta entro un termine ragionevole da quando il convenuto ha conoscenza della sentenza; uno Stato membro può fissare un termine massimo per tali istanze, che non può scadere prima di un anno dalla sentenza. La rimessione non si applica alle sentenze sullo stato o sulla capacità delle persone (articolo 22, paragrafo 5). Per l'espatriato che, tornando da una lunga assenza, scopre che contro di lui è stata pronunciata una sentenza straniera, l'articolo 22, paragrafo 4, è la disposizione da leggere per prima.
Indicazioni pratiche
Se vi notificano: non ignorate la busta e non rinunciate alla questione della lingua. Leggete il modulo L se è allegato. Se l'atto non è in una lingua che comprendete né in quella del luogo in cui vivete, potete rifiutarlo per iscritto entro due settimane ai sensi dell'articolo 12; se comprendete la lingua, il rifiuto non è disponibile e i termini dell'atto decorrono dalla data di notificazione secondo il diritto locale.
Verificate il canale. Una raccomandata con avviso di ricevimento è notificazione valida ai sensi dell'articolo 18; un'e-mail lo è solo se avevate acconsentito in anticipo ai sensi dell'articolo 19; un atto consegnato da un ufficiale giudiziario locale è notificazione diretta ai sensi dell'articolo 20 dove lo Stato la consente. Un atto arrivato per una via che il Regolamento non riconosce è una difesa, non un motivo per rilassarsi.
Se non avete mai ricevuto nulla e ora esiste una sentenza, agite entro un termine ragionevole. L'articolo 22, paragrafo 4, consente al giudice di riaprire il termine per impugnare se non avete avuto conoscenza, senza colpa, e avete una difesa sostenibile; gli Stati membri possono fissare un limite che non può essere inferiore a un anno dalla sentenza. Il termine decorre dal giorno in cui avete avuto conoscenza della sentenza.
Se dovete notificare qualcuno in un altro Stato membro, traducete prima e scegliete il canale con cura. Un atto non tradotto invita a un rifiuto che costa settimane; la traduzione la paga il richiedente ai sensi dell'articolo 9. La raccomandata dell'articolo 18 è rapida ed economica quando è probabile che l'avviso venga firmato; il canale degli organi degli articoli da 8 a 11 produce un certificato sul modulo K che un giudice accetta senza discussione; la notificazione diretta dell'articolo 20 esiste solo negli Stati il cui diritto la consente.
Conservate la prova. Il certificato sul modulo K, l'avviso di ricevimento postale, la conferma via e-mail con la data e la ricevuta dell'ufficiale locale sono i documenti da cui dipende l'articolo 22. Senza di essi non può essere pronunciata sentenza contro un convenuto assente, e con essi la successiva eccezione di ignoranza è superata.
Domande frequenti
Ho ricevuto una citazione da un tribunale di un altro Paese dell'UE in una lingua che non parlo. Posso rifiutarla?
Sì, se non è né in una lingua che comprendete né nella lingua ufficiale del luogo in cui è stata notificata, e se non era accompagnata da una traduzione in una di tali lingue. L'articolo 12 vi consente di rifiutarla al momento della notificazione o entro due settimane con dichiarazione scritta, usando il modulo L o una lettera in cui dichiarate di rifiutarla per la lingua. Il mittente può allora notificarla di nuovo con traduzione, e la data di notificazione è quella della seconda notificazione, fatta salva la regola sul termine proprio del mittente dell'articolo 12, paragrafo 5.
Una raccomandata vale come notificazione dall'estero?
Sì. L'articolo 18 consente di notificare atti giudiziari direttamente per posta a una persona in un altro Stato membro con raccomandata con avviso di ricevimento o equivalente. Le regole linguistiche dell'articolo 12 si applicano anche alla notificazione postale, quindi una raccomandata in una lingua che non comprendete né condividete con il vostro luogo di residenza può comunque essere rifiutata entro due settimane.
Un tribunale o un avvocato straniero può notificarmi per e-mail?
Solo con il vostro consenso espresso preventivo. L'articolo 19 consente la notificazione elettronica o tramite un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, se avete accettato in anticipo la notificazione elettronica nei procedimenti giudiziari, o per e-mail a un indirizzo specificato, se lo avete accettato in anticipo e confermate la ricezione con un avviso recante la data. Un'e-mail inviata senza tale consenso non è notificazione ai sensi del Regolamento.
Quanto tempo richiede la notificazione tra Paesi dell'UE?
L'organo ricevente deve compiere tutti i passi necessari per notificare quanto prima e comunque entro un mese dalla ricezione dell'atto (articolo 11, paragrafo 2); se non vi riesce, deve informare immediatamente l'organo mittente e continuare a tentare quando la notificazione sembri possibile entro un termine ragionevole. La notificazione postale e quella diretta sono spesso più rapide; un rifiuto per la lingua aggiunge il tempo necessario per tradurre e notificare di nuovo.
È stata pronunciata una sentenza contro di me in un altro Stato membro ma non ho mai ricevuto la citazione. Cosa posso fare?
L'articolo 22, paragrafo 4, consente al giudice di rimettervi in termini per l'impugnazione se, senza vostra colpa, non avete avuto conoscenza dell'atto in tempo per difendervi né della sentenza in tempo per impugnarla, e opponete una difesa prima facie nel merito. Dovete proporre l'istanza entro un termine ragionevole da quando avete avuto conoscenza della sentenza; uno Stato membro può fissare un limite massimo, che non può scadere prima di un anno dalla sentenza. La rimessione non si applica alle sentenze sullo stato o sulla capacità delle persone.
Il Regolamento si applica a un avviso fiscale o a una sanzione di un altro Paese dell'UE?
No. L'articolo 1 esclude la materia fiscale, doganale e amministrativa e la responsabilità dello Stato per l'esercizio di pubblici poteri. Tali atti sono notificati secondo altri strumenti o accordi bilaterali, e le regole del Regolamento sulla lingua e sul rifiuto non si applicano a essi.