Il testimone chiave di una controversia su una consegna vive ora a Lione, la merce è stata ispezionata in un magazzino vicino a Rotterdam e la causa pende davanti a un tribunale di Monaco di Baviera. Oppure un creditore che agisce a Lisbona contro un acquirente polacco ha bisogno della testimonianza dell'ex responsabile commerciale dell'acquirente, che si è trasferito a Vienna. Il contenzioso transfrontaliero dipende spesso da prove che si trovano in un altro Paese e, per le cause civili e commerciali tra Stati membri dell'UE, esiste un unico strumento pensato per raggiungerle: il Regolamento (UE) 2020/1783 relativo all'assunzione delle prove. Esso consente al giudice che decide la causa di chiedere a un'autorità giudiziaria dell'altro Stato membro di assumere la prova per suo conto, oppure di assumerla esso stesso, direttamente e di solito in videoconferenza, con la collaborazione del testimone.
Questa guida è scritta per le parti di procedimenti civili o commerciali in uno Stato membro dell'UE le cui prove si trovano in un altro Stato membro, per i testimoni chiamati a deporre in una causa all'estero e per i consulenti che li assistono. Segue il testo del Regolamento (UE) 2020/1783 del 25 novembre 2020 relativo alla cooperazione tra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale, applicabile dal 1º luglio 2022 (articolo 35) e che ha sostituito il Regolamento (CE) n. 1206/2001. I numeri degli articoli sono quelli del Regolamento. La Danimarca non partecipa al Regolamento e non è da esso vincolata (considerando 38).
Cosa copre il Regolamento e chi lo utilizza (articoli da 1 a 3)
L'articolo 1, paragrafo 1, fissa l'ambito: il Regolamento si applica in materia civile o commerciale quando l'autorità giudiziaria di uno Stato membro, conformemente al proprio diritto, chiede all'autorità giudiziaria competente di un altro Stato membro di procedere all'assunzione di prove, oppure chiede di procedere all'assunzione diretta di prove in un altro Stato membro. Le due vie descritte in questa guida corrispondono a queste due possibilità. L'articolo 1, paragrafo 2, aggiunge un limite rilevante nella pratica: non si può presentare una richiesta per ottenere prove che non siano destinate a essere utilizzate in un procedimento giudiziario già avviato o previsto. Il Regolamento è uno strumento per il contenzioso, non un potere generale di indagine.
Le richieste sono presentate dalle autorità giudiziarie, non dalle parti. La parte che ha bisogno di una prova all'estero chiede al giudice che decide la sua causa di avvalersi del Regolamento, e il giudice stabilisce, applicando il proprio diritto processuale, se la prova è rilevante e ammissibile. La nozione di autorità giudiziaria è definita in senso ampio dall'articolo 2, punto 1: comprende gli organi giurisdizionali e le altre autorità comunicate alla Commissione che esercitano funzioni giudiziarie, agiscono su delega di un'autorità giudiziaria o sotto il suo controllo e sono competenti secondo il diritto nazionale ad assumere prove in procedimenti civili o commerciali.
In base all'articolo 3, le richieste del primo tipo sono trasmesse direttamente dall'autorità giudiziaria davanti alla quale il procedimento è avviato o previsto, l'autorità giudiziaria richiedente, all'autorità giudiziaria competente dell'altro Stato membro, l'autorità giudiziaria richiesta. Ogni Stato membro redige un elenco delle autorità giudiziarie competenti ad assumere prove ai sensi del Regolamento, indicandone la competenza territoriale e, se del caso, la competenza speciale. Non c'è alcun canale diplomatico e non occorre che un ministero inoltri la richiesta.
La richiesta, i moduli e la lingua (articoli da 5 a 8)
La richiesta è presentata mediante il modulo A dell'allegato I, o il modulo L per l'assunzione diretta delle prove (articolo 5, paragrafo 1). Essa indica l'autorità giudiziaria richiedente e quella richiesta, i nomi e gli indirizzi delle parti e dei loro rappresentanti, la natura e l'oggetto della causa con una breve esposizione dei fatti e una descrizione della prova da assumere. Se una persona deve essere sentita, la richiesta ne indica il nome e l'indirizzo, le domande da porre o un'esposizione dei fatti sui quali la persona deve essere sentita, l'eventuale diritto di astenersi dal deporre secondo il diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiedente e l'eventuale requisito che l'audizione avvenga sotto giuramento o con dichiarazione solenne. Per le altre prove, individua i documenti o gli oggetti da esaminare.
La richiesta e i documenti che la accompagnano sono esenti da legalizzazione o da qualsiasi formalità equivalente (articolo 5, paragrafo 2); non è richiesta alcuna apostille. I documenti che l'autorità giudiziaria richiedente ritiene necessari per l'esecuzione della richiesta devono essere corredati di una traduzione nella lingua in cui la richiesta è redatta (articolo 5, paragrafo 3). In base all'articolo 6, la richiesta è redatta nella lingua ufficiale dello Stato membro richiesto oppure, se tale Stato ha più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale del luogo in cui la prova deve essere assunta, o in un'altra lingua che lo Stato richiesto ha dichiarato di accettare. La lingua è quindi il primo costo pratico di una richiesta transfrontaliera, e lo si sostiene prima che la richiesta parta.
L'articolo 7 prevede che le richieste e le comunicazioni siano trasmesse mediante un sistema informatico decentrato sicuro e affidabile, basato su una soluzione interoperabile come e-CODEX, e che i sigilli elettronici qualificati o le firme elettroniche qualificate possano essere utilizzati al posto delle firme autografe; l'articolo 8 prevede che ai documenti trasmessi tramite tale sistema non possano essere negati gli effetti giuridici né che essi possano essere considerati inammissibili per il solo motivo che sono in forma elettronica. In base all'articolo 35, paragrafo 3, l'articolo 7 si applica dal primo giorno del mese successivo al periodo di tre anni dall'entrata in vigore degli atti di esecuzione di cui all'articolo 25; in caso di interruzione del sistema, o quando la natura della prova o circostanze eccezionali lo richiedano, si ricorre al mezzo alternativo più rapido e appropriato (articolo 7, paragrafo 4).
Prima via: l'autorità giudiziaria estera assume la prova (articoli da 9 a 18)
Entro sette giorni dal ricevimento di una richiesta, l'autorità giudiziaria richiesta invia un avviso di ricevimento con il modulo B; se la richiesta non rispetta le regole sulla lingua e sulla trasmissione, lo annota nell'avviso (articolo 9, paragrafo 1). L'autorità giudiziaria che riceve una richiesta che non è competente a eseguire la inoltra all'autorità giudiziaria competente del proprio Stato e ne informa l'autorità giudiziaria richiedente (articolo 9, paragrafo 2). Se la richiesta è incompleta, l'autorità giudiziaria richiesta deve comunicarlo senza indugio e al più tardi entro 30 giorni, con il modulo D, precisando cosa manca (articolo 10, paragrafo 1); la stessa regola dei 30 giorni si applica quando essa chiede un deposito o un anticipo per le spese di un perito (articolo 10, paragrafo 2). In questi casi, il termine per l'esecuzione decorre solo dal ricevimento della richiesta completata o del deposito (articolo 11).
La regola centrale è l'articolo 12, paragrafo 1: l'autorità giudiziaria richiesta esegue la richiesta senza indugio e, al più tardi, entro 90 giorni dal ricevimento. Vi provvede secondo il proprio diritto nazionale (articolo 12, paragrafo 2), ma l'autorità giudiziaria richiedente può chiedere una procedura particolare prevista dal proprio diritto, e l'autorità giudiziaria richiesta deve conformarvisi salvo che ciò sia incompatibile con il suo diritto o impossibile a causa di gravi difficoltà pratiche (articolo 12, paragrafo 3). L'autorità giudiziaria richiedente può inoltre chiedere all'autorità giudiziaria richiesta di utilizzare specifiche tecnologie di comunicazione, in particolare la videoconferenza o la teleconferenza, entro gli stessi limiti (articolo 12, paragrafo 4). Se i 90 giorni non possono essere rispettati, l'autorità giudiziaria richiesta ne informa l'autorità giudiziaria richiedente con il modulo J, indicando i motivi e il tempo che prevede di impiegare (articolo 17).
Le parti e i loro rappresentanti hanno il diritto di essere presenti quando l'autorità giudiziaria richiesta assume la prova, se il diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiedente lo prevede, e possono essere ammessi a partecipare alle condizioni fissate dall'autorità giudiziaria richiesta (articolo 13). Allo stesso modo possono essere presenti e, se richiesto, partecipare i rappresentanti dell'autorità giudiziaria richiedente, compreso un perito da essa designato (articolo 14). Se necessario, l'autorità giudiziaria richiesta applica misure coercitive nei limiti in cui il proprio diritto le prevede per lo stesso scopo in una causa interna (articolo 15). Eseguita la richiesta, l'autorità giudiziaria richiesta invia i documenti che ne attestano l'esecuzione con il modulo K (articolo 18).
Seconda via: il giudice assume la prova direttamente, spesso in videoconferenza (articoli da 19 a 21)
Invece di chiedere a un'autorità giudiziaria estera di agire, il giudice che decide la causa può assumere la prova direttamente nell'altro Stato membro. Presenta una richiesta con il modulo L all'organo centrale o all'autorità competente di quello Stato (articolo 19, paragrafo 1). L'assunzione diretta delle prove è possibile solo se può avvenire su base volontaria, senza misure coercitive; se una persona deve essere sentita, l'autorità giudiziaria richiedente deve informarla che l'audizione è volontaria (articolo 19, paragrafo 2). La prova è assunta da un membro del personale giudiziario o da un'altra persona, per esempio un perito, designata secondo il diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiedente, e in conformità a tale diritto (articolo 19, paragrafi 3 e 8).
Entro 30 giorni, l'organo centrale o l'autorità competente comunica all'autorità giudiziaria richiedente, con il modulo M, se la richiesta è accolta e a quali condizioni, e può incaricare un'autorità giudiziaria locale di partecipare o di prestare assistenza pratica (articolo 19, paragrafi 4 e 6). Se entro 30 giorni dall'avviso di ricevimento non giunge alcuna risposta, l'autorità giudiziaria richiedente può inviare un sollecito e, se non riceve risposta entro 15 giorni dall'avviso di ricevimento di tale sollecito, la richiesta si considera accolta, salvo circostanze eccezionali (articolo 19, paragrafo 5). La richiesta può essere rifiutata solo se esula dall'ambito del Regolamento, non contiene le informazioni richieste dall'articolo 5 o è contraria ai principi fondamentali del diritto di quello Stato (articolo 19, paragrafo 7).
L'articolo 20 fa della videoconferenza la regola per i testimoni in questa via: quando la prova deve essere assunta mediante l'audizione di una persona che si trova in un altro Stato membro e il giudice chiede l'assunzione diretta delle prove, esso assume la prova mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, purché tale tecnologia sia a sua disposizione e il giudice la ritenga appropriata alle circostanze. La richiesta è presentata con il modulo N, le autorità giudiziarie e le autorità interessate concordano le modalità pratiche e l'autorità giudiziaria richiedente riceve assistenza, se necessario, nel reperire un interprete. Separatamente, l'articolo 21 consente agli Stati membri di prevedere nel proprio diritto che i loro giudici possano chiedere ai propri agenti diplomatici o funzionari consolari di sentire i cittadini del proprio Stato in un altro Stato membro, presso la missione diplomatica o il consolato, su base volontaria e senza coercizione.
I diritti dei testimoni e i limitati motivi di rifiuto (articolo 16)
Il testimone sentito ai sensi del Regolamento conserva le tutele di due ordinamenti. In base all'articolo 16, paragrafo 1, una richiesta di audizione di una persona non è eseguita se la persona invoca il diritto di astenersi dal deporre, o se le è vietato deporre, in base al diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiesta, oppure in base al diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiedente se tale diritto o divieto è stato indicato nella richiesta o è stato confermato dall'autorità giudiziaria richiedente. Il segreto professionale, i rapporti familiari e il privilegio contro l'autoincriminazione accompagnano quindi il testimone, e la parte che prevede che vengano invocati dovrebbe assicurarsi che la richiesta li indichi.
A parte tali diritti, l'autorità giudiziaria richiesta può rifiutare di eseguire una richiesta solo per i motivi elencati nell'articolo 16, paragrafo 2: la richiesta esula dall'ambito del Regolamento; la sua esecuzione non rientra nelle funzioni giudiziarie nello Stato richiesto; l'autorità giudiziaria richiedente non ha completato una richiesta incompleta entro 30 giorni dalla domanda in tal senso; oppure un deposito o un anticipo per un perito non è stato versato entro 60 giorni dalla richiesta. In base all'articolo 16, paragrafo 3, un'autorità giudiziaria non può rifiutare per il solo motivo che, secondo il proprio diritto, un altro giudice del proprio Stato avrebbe competenza esclusiva sulla causa o che il proprio diritto non riconoscerebbe la domanda. Il rifiuto deve essere comunicato entro 60 giorni dal ricevimento con il modulo K (articolo 16, paragrafo 4).
| Questione | Disposizione | Regola |
|---|---|---|
| Ambito | Articolo 1 | Materia civile o commerciale; prove per procedimenti avviati o previsti; richiesta di un'autorità giudiziaria, non di una parte |
| Chi invia e chi riceve | Articoli 2, 3 | Direttamente dall'autorità giudiziaria richiedente a quella richiesta; ogni Stato membro elenca le proprie autorità giudiziarie competenti |
| Modulo e lingua | Articoli 5, 6 | Modulo A (o L); nessuna legalizzazione; lingua ufficiale dello Stato richiesto o del luogo, oppure una lingua accettata |
| Avviso di ricevimento | Articolo 9 | Entro 7 giorni con il modulo B |
| Richiesta incompleta | Articoli 10, 11 | Comunicata entro 30 giorni con il modulo D; il termine decorre dalla richiesta completata o dal deposito |
| Esecuzione | Articoli 12, 17 | Senza indugio e al più tardi entro 90 giorni; procedura particolare o videoconferenza su richiesta; ritardo comunicato con il modulo J |
| Presenza delle parti e del giudice | Articoli 13, 14 | Se il diritto dello Stato richiedente lo prevede; partecipazione alle condizioni fissate dall'autorità giudiziaria richiesta |
| Rifiuto | Articolo 16 | Diritto di astenersi dal deporre secondo l'uno o l'altro diritto; altrimenti solo i quattro motivi elencati; comunicato entro 60 giorni |
| Assunzione diretta delle prove | Articoli 19, 20 | Modulo L all'organo centrale; solo su base volontaria; risposta entro 30 giorni; videoconferenza come regola per i testimoni |
| Costi | Articolo 22 | Di regola nessun rimborso; possono essere addebitati periti, interpreti, procedura particolare e tecnologia; deposito solo per i periti |
I costi (articolo 22)
Di regola, l'esecuzione di una richiesta non dà luogo ad alcun rimborso di tasse o spese (articolo 22, paragrafo 1). In via di eccezione, l'autorità giudiziaria richiesta può chiedere il rimborso degli onorari versati a periti e interpreti e delle spese derivanti da una procedura particolare o dall'uso di tecnologie di comunicazione richiesti ai sensi dell'articolo 12, paragrafi 3 e 4; l'obbligo delle parti di sostenere tali spese è disciplinato dal diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiedente (articolo 22, paragrafo 2). Quando è necessaria una perizia, l'autorità giudiziaria richiesta può chiedere un adeguato deposito o anticipo prima di eseguire la richiesta; in tutti gli altri casi il deposito o l'anticipo non può essere una condizione per l'esecuzione (articolo 22, paragrafo 3).
Per le parti, i costi reali sono di solito la traduzione della richiesta e dei documenti a sostegno, gli interpreti per l'udienza, i periti e gli avvocati in entrambi gli Stati quando occorre un'assistenza locale. L'assunzione diretta delle prove in videoconferenza ai sensi dell'articolo 20 riduce spesso tali costi, perché il testimone non viaggia e l'autorità giudiziaria richiedente applica la propria procedura, ma dipende dalla disponibilità del testimone a collaborare.
Indicazioni pratiche
Pianificate le prove per tempo. Poiché le richieste sono presentate dal giudice, la parte dovrebbe chiedere una richiesta transfrontaliera non appena è chiara la necessità della prova, fornendo una bozza delle domande o dell'esposizione dei fatti, l'indirizzo del testimone e ogni diritto di astensione che il testimone potrebbe invocare. Una richiesta precisa è eseguita più rapidamente ed è meno probabile che torni indietro come incompleta ai sensi dell'articolo 10.
Scegliete la via in modo consapevole. Se il testimone è disponibile, l'assunzione diretta delle prove in videoconferenza ai sensi degli articoli 19 e 20 lascia l'audizione nelle mani del giudice che deciderà la causa e la sottopone alla sua procedura. Se il testimone è riluttante, o se documenti od oggetti devono essere prodotti in modo coattivo, la richiesta all'autorità giudiziaria estera ai sensi dell'articolo 12 è la via che consente misure coercitive secondo il diritto di quello Stato (articolo 15).
Mettete a bilancio la lingua. La richiesta deve essere redatta nella lingua prescritta dall'articolo 6 e i documenti a sostegno devono essere tradotti nella lingua della richiesta (articolo 5, paragrafo 3). Gli interpreti all'udienza sono un costo aggiuntivo, che l'autorità giudiziaria richiesta può addebitare ai sensi dell'articolo 22, paragrafo 2.
Se siete voi il testimone, leggete attentamente la comunicazione. Una citazione di un giudice del vostro Stato che esegue una richiesta straniera è una citazione interna, sostenuta dalle misure coercitive di quello Stato. L'invito a partecipare a un'audizione diretta da parte di un giudice straniero è volontario ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 2, e il giudice deve informarvene. In entrambi i casi potete invocare il diritto di astenervi dal deporre secondo il vostro diritto locale o secondo il diritto dell'autorità giudiziaria richiedente, se è stato indicato, come prevede l'articolo 16, paragrafo 1.
Tenete d'occhio il calendario. L'autorità giudiziaria richiesta ha 90 giorni dal ricevimento di una richiesta completa (articolo 12, paragrafo 1); l'organo centrale ha 30 giorni per rispondere a una richiesta di assunzione diretta (articolo 19, paragrafo 4). Annotate queste date e, se scadono, chiedete al giudice che decide la vostra causa di intervenire con un sollecito.
Domande frequenti
Come parte, posso inviare direttamente una richiesta di prova a un'autorità giudiziaria di un altro Paese dell'UE?
No. Il Regolamento opera tra autorità giudiziarie. La parte chiede al giudice che decide la sua causa di emettere la richiesta, e quel giudice stabilisce secondo il proprio diritto processuale se la prova è necessaria. Il giudice invia poi la richiesta direttamente all'autorità giudiziaria competente all'estero (articolo 3) oppure, per l'assunzione diretta delle prove, all'organo centrale o all'autorità competente dell'altro Stato (articolo 19).
Quanto tempo ha l'autorità giudiziaria estera per assumere la prova?
L'autorità giudiziaria richiesta deve eseguire la richiesta senza indugio e al più tardi entro 90 giorni dal ricevimento (articolo 12, paragrafo 1). Se la richiesta era incompleta o è stato chiesto un deposito per un perito, il termine decorre dal ricevimento della richiesta completata o del deposito (articolo 11). Se non può rispettare il termine, l'autorità giudiziaria deve informarne l'autorità giudiziaria richiedente con il modulo J, indicando i motivi e il tempo previsto (articolo 17).
Un testimone che si trova in un altro Stato membro può essere sentito in videoconferenza?
Sì. Quando il giudice chiede l'assunzione diretta delle prove e deve essere sentita una persona che si trova in un altro Stato membro, l'articolo 20 prevede che il giudice assuma la prova mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, purché la tecnologia sia disponibile e il giudice la ritenga appropriata. L'assunzione diretta delle prove è volontaria: il testimone deve esserne informato e non possono essere applicate misure coercitive (articolo 19, paragrafo 2). Il giudice può anche chiedere all'autorità giudiziaria richiesta di utilizzare la videoconferenza quando è quest'ultima ad assumere la prova (articolo 12, paragrafo 4).
Un testimone può rifiutarsi di rispondere?
Sì, se il testimone ha il diritto di astenersi dal deporre, o gli è vietato deporre, secondo il diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiesta, oppure secondo il diritto dello Stato dell'autorità giudiziaria richiedente se tale diritto è stato indicato nella richiesta o confermato dall'autorità giudiziaria richiedente (articolo 16, paragrafo 1). Nell'assunzione diretta delle prove il testimone partecipa solo su base volontaria (articolo 19, paragrafo 2).
Per quali motivi un'autorità giudiziaria estera può rifiutare di eseguire una richiesta?
A parte il diritto del testimone di astenersi, solo per i motivi dell'articolo 16, paragrafo 2: la richiesta esula dall'ambito del Regolamento, l'esecuzione non rientra nelle funzioni giudiziarie in quello Stato, una richiesta incompleta non è stata completata entro 30 giorni dalla domanda in tal senso, oppure un deposito per un perito non è stato versato entro 60 giorni. Un'autorità giudiziaria non può rifiutare perché i giudici del proprio Stato avrebbero competenza esclusiva o perché il proprio diritto non riconoscerebbe la domanda (articolo 16, paragrafo 3).
Il Regolamento si applica alla Danimarca?
No. La Danimarca non ha partecipato all'adozione del Regolamento (UE) 2020/1783, non è da esso vincolata né è soggetta alla sua applicazione (considerando 38). Le prove in Danimarca si ottengono tramite altri strumenti o accordi.