Usar un certificado de nacimiento, de matrimonio u otro documento público en otro país de la UE: sin apostilla, copias certificadas, traducciones e impresos multilingües (Reglamento (UE) 2016/1191)

Una madre portuguesa que vive en Bruselas necesita su partida de nacimiento para inscribir a su bebé. Un hombre polaco que va a casarse en Florencia tiene que acreditar su capacidad para contraer matrimonio. Un ciudadano francés que reside en Múnich quiere presentarse como candidato en las elecciones municipales. Una pareja rumana que se divorcia en Valencia debe probar su matrimonio. Todos ellos tienen un documento expedido por un Estado miembro de la UE y deben presentarlo a las autoridades de otro. Desde el 16 de febrero de 2019, el Reglamento (UE) 2016/1191 regula ese paso para una lista cerrada de documentos: sin legalización, sin apostilla, con normas más sencillas sobre copias y traducciones y con un impreso multilingüe opcional que se adjunta al documento.

Esta guía está pensada para los ciudadanos de la UE y las familias que se trasladan entre Estados miembros y tienen que utilizar allí sus documentos de estado civil y otros documentos semejantes: para inscribir un nacimiento, casarse o constituir una unión de hecho registrada, divorciarse, cambiar de nombre, solicitar la nacionalidad o votar o presentarse como candidato en unas elecciones. Sigue el texto del Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.º 1024/2012, tal como se publicó en el Diario Oficial (L 200, de 26 de julio de 2016). Trata de los trámites, no de los efectos jurídicos del contenido de un documento.

Lo que hace el Reglamento y lo que no hace (artículos 1, 2, apartado 4, y 27)

El artículo 1, apartado 1, describe el objeto del Reglamento. Respecto de determinados documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro que deban presentarse a las autoridades de otro Estado miembro, establece un sistema de a) exención de la legalización o trámite similar y b) simplificación de otros trámites. Los otros trámites son el requisito de presentar copias certificadas y traducciones de documentos públicos (artículo 3, punto 5). El artículo 1, apartado 2, añade un tercer elemento: los impresos estándar multilingües, que se utilizan como ayuda a la traducción adjuntos a los documentos públicos relativos a siete de los hechos que cubre el Reglamento (véase más abajo).

El párrafo segundo del artículo 1, apartado 1, pasa fácilmente desapercibido. Sin perjuicio del párrafo primero, el Reglamento no impedirá que una persona se acoja a otros sistemas aplicables en un Estado miembro en materia de legalización o trámite similar. El Reglamento ofrece, por tanto, una vía; no suprime las demás vías que existan en un Estado miembro.

Igual de importante es lo que el Reglamento deja intacto. Según el artículo 2, apartado 4, no se aplica al reconocimiento en un Estado miembro de los efectos jurídicos relativos al contenido de los documentos públicos expedidos por las autoridades de otro Estado miembro. El considerando 18 explica que el objetivo del Reglamento no es modificar el Derecho material de los Estados miembros en las materias que abarca. Si un matrimonio, una adopción o un cambio de nombre que consta en un documento surte efectos jurídicos en el Estado miembro en que se presenta el documento es, por tanto, una cuestión a la que el Reglamento no responde.

Conforme al artículo 27, apartado 2, el Reglamento es aplicable a partir del 16 de febrero de 2019, con fechas anteriores para determinadas disposiciones preparatorias (el artículo 24, apartado 2, desde el 16 de febrero de 2017; el artículo 12 y el artículo 24, apartado 3, desde el 16 de febrero de 2018; el artículo 22 y el artículo 24, apartado 1, desde el 16 de agosto de 2018). El Reglamento es obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro (artículo 27).

Qué documentos están cubiertos: trece hechos y los documentos electorales (artículo 2, apartados 1 y 2)

El artículo 2, apartado 1, delimita el ámbito de aplicación en función del objetivo del documento. El Reglamento se aplica a los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional que han de ser presentados a las autoridades de otro Estado miembro y cuyo principal objetivo es establecer uno o más de los siguientes hechos:

a) el nacimiento; b) que una persona está viva; c) la defunción; d) el nombre; e) el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil; f) el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio; g) la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada; h) la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada; i) la filiación; j) la adopción; k) el domicilio o la residencia; l) la nacionalidad; y m) la ausencia de antecedentes penales.

El considerando 12 añade que los documentos públicos sobre un cambio de nombre también deben considerarse documentos públicos cuya finalidad principal es establecer el nombre de una persona. Quien haya cambiado de nombre en un Estado miembro y tenga que acreditarlo en otro puede, por tanto, apoyarse en la letra d).

La letra m) lleva su propia condición. Los documentos sobre la ausencia de antecedentes penales están cubiertos siempre que sean expedidos a un ciudadano de la Unión por las autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad (artículo 2, apartado 1, letra m). Un certificado expedido a un nacional italiano por las autoridades de otro Estado miembro, por ejemplo el de su residencia, no cumple esa condición.

El artículo 2, apartado 2, amplía el ámbito a otro grupo de documentos. El Reglamento también se aplica a los documentos públicos cuya presentación pueda exigirse a los ciudadanos de la Unión que residen en un Estado miembro del que no son nacionales cuando deseen ejercer su derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o en elecciones municipales en su Estado miembro de residencia, en las condiciones establecidas en la Directiva 93/109/CE y en la Directiva 94/80/CE del Consejo, respectivamente.

El criterio del objetivo principal marca el límite exterior: que un documento mencione un nombre o una fecha de nacimiento no lo incluye en el artículo 2, apartado 1. Los títulos, certificados u otros diplomas que acreditan cualificaciones formales y los documentos públicos relativos a la personalidad jurídica y la representación de una sociedad u otra empresa no figuran entre los hechos enumerados. El artículo 26, apartado 2, obligaba a la Comisión a evaluar la conveniencia de ampliar el ámbito a esos documentos y a los documentos públicos que acrediten una discapacidad reconocida oficialmente; se trata de una cláusula de revisión, no de una ampliación del ámbito de aplicación.

Qué se considera documento público (artículo 3)

El artículo 3, punto 1, da a la expresión documentos públicos un sentido amplio. Comprende: a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos jurisdiccionales de un Estado miembro, incluidos los provenientes del Ministerio Fiscal o de un secretario, oficial o agente judicial (huissier de justice); b) los documentos administrativos; c) las actas notariales; d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas; y e) los documentos expedidos por los agentes diplomáticos o consulares de un Estado miembro que ejerzan sus funciones con carácter oficial en el territorio de cualquier Estado, cuando dichos documentos deban presentarse en el territorio de otro Estado miembro o a los agentes diplomáticos o consulares de otro Estado miembro que ejerzan sus funciones en el territorio de un Estado tercero.

Un acta notarial o una autenticación oficial de firma es un documento público en el sentido del artículo 3, punto 1; queda cubierta por el Reglamento cuando además cumple el artículo 2.

El considerando 17 señala que, debido a su diferente naturaleza jurídica, los documentos expedidos por particulares quedan fuera del ámbito de aplicación. Lo que incorpora la letra d) del artículo 3, punto 1, es la certificación oficial puesta sobre ese documento, por ejemplo la autenticación de una firma, no el documento privado en sí.

Una copia certificada es la copia de un documento público original, firmada y acreditada como reproducción exacta y completa de dicho original por una autoridad facultada para ello por el Derecho nacional y del mismo Estado miembro que haya expedido el documento público original (artículo 3, punto 7). El considerando 8 añade que el Reglamento no se aplica a las copias de copias certificadas.

El considerando 10 explica otra exclusión: el Reglamento no se aplica a los pasaportes ni a los documentos de identidad expedidos en un Estado miembro, dado que esos documentos no están sujetos a legalización o trámite similar cuando se presentan en otro Estado miembro.

Sin legalización, sin apostilla, y las copias certificadas (artículos 3, puntos 3 y 4, 4 y 5)

La regla central es breve. Según el artículo 4, los documentos públicos a los que se aplica el Reglamento y sus copias certificadas quedarán exentos de toda forma de legalización y trámite similar.

Ambos términos están definidos. La legalización es el trámite de certificación de la autenticidad de la firma de un funcionario o cargo público, la calidad en la que ha actuado el signatario del documento y, en su caso, la identidad del sello o timbre que figure en el documento (artículo 3, punto 3). El trámite similar es la fijación de la apostilla contemplada en el Convenio sobre la Apostilla (artículo 3, punto 4), es decir, el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros, del que, como recuerda el considerando 2, todos los Estados miembros son partes contratantes. Para un documento comprendido en el Reglamento, la autoridad del Estado miembro receptor no puede exigir ninguno de los dos trámites.

El considerando 5 describe cómo convive esta regla con el Convenio sobre la Apostilla. Las autoridades de los Estados miembros no han de poder exigir una apostilla cuando una persona les presente un documento público al que se aplique el Reglamento y que haya sido expedido en otro Estado miembro. Al mismo tiempo, el Reglamento no debe impedir que los Estados miembros expidan una apostilla cuando una persona decida solicitarla, ni ha de ser óbice para que una persona siga usando en un Estado miembro una apostilla expedida en otro.

El artículo 5 simplifica las normas sobre copias de dos maneras. En primer lugar, cuando un Estado miembro exija la presentación del original de un documento público expedido por las autoridades de otro Estado miembro, las autoridades del Estado miembro en el que se presente no exigirán también la presentación de una copia certificada (artículo 5, apartado 1). En segundo lugar, cuando un Estado miembro permita la presentación de una copia certificada, sus autoridades aceptarán una copia certificada realizada en otro Estado miembro (artículo 5, apartado 2).

El artículo 5, apartado 2, se aplica cuando un Estado miembro permite las copias certificadas; no obliga por sí mismo a ningún Estado miembro a permitirlas. Conforme al artículo 4, la propia copia certificada está exenta de legalización y de apostilla.

Traducciones: cuándo no pueden exigirse y la traducción jurada (artículo 6)

El artículo 6, apartado 1, enumera dos situaciones en las que no se exigirá una traducción.

a) La lengua. El documento público está redactado en la lengua oficial del Estado miembro en el que se presenta o, si dicho Estado tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o en una de las lenguas oficiales del lugar en el que se presenta el documento, o en cualquier otra lengua que ese Estado miembro haya aceptado expresamente. Cada Estado miembro debía comunicar a la Comisión las lenguas que acepta a estos efectos (artículo 24, apartado 1, letra a), y la Comisión pone esa información a disposición del público a través del Portal Europeo de e-Justicia (artículo 24, apartado 5).

b) El impreso estándar multilingüe. Un documento público relativo a uno de los siete hechos para los que existen impresos (el nacimiento, el hecho de que una persona está viva, la defunción, el matrimonio, la unión de hecho registrada, el domicilio o la residencia y la ausencia de antecedentes penales) va acompañado, de conformidad con las condiciones establecidas en el Reglamento, de un impreso estándar multilingüe, siempre que la autoridad a la que se presente dicho documento considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento público.

La condición de la letra b) otorga a la autoridad receptora un margen de apreciación real. El considerando 24 indica que a la persona que presente un documento público acompañado de un impreso estándar multilingüe no se le debe exigir una traducción, pero que la autoridad a la que se presenta el documento debe decidir en definitiva si la información del impreso es suficiente para tramitarlo. El considerando 25 añade que esa autoridad podrá excepcionalmente exigir, en caso necesario para tramitar el documento, una traducción o transliteración del contenido del impreso estándar multilingüe en la lengua oficial de su Estado miembro o, si ese Estado miembro tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar en el que se presenta el documento, que también sea una de las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión.

Fuera de las dos situaciones del artículo 6, apartado 1, el Reglamento no exime a un documento de la traducción. Lo que garantiza en todo caso es la circulación de la traducción jurada: según el artículo 6, apartado 2, una traducción jurada realizada por una persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro será aceptada en todos los Estados miembros. Cuando existan listas de personas habilitadas para realizar traducciones juradas, los Estados miembros debían comunicarlas a la Comisión (artículo 24, apartado 1, letra d), y esa información también se publica en el Portal Europeo de e-Justicia (artículo 24, apartado 5).

Impresos estándar multilingües: para qué documentos, cómo se expiden y qué valor tienen (artículos 7 a 12)

Para qué documentos. Existen impresos estándar multilingües para siete de los trece hechos del artículo 2, apartado 1: el nacimiento, el hecho de que una persona está viva, la defunción, el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), el domicilio o la residencia y la ausencia de antecedentes penales (artículos 1, apartado 2, y 7, apartado 1). El Reglamento no establece impresos para los documentos relativos al nombre, al divorcio, a la separación judicial o a la anulación del matrimonio, a la cancelación del registro de una unión de hecho, a la filiación, a la adopción o a la nacionalidad.

A instancia de parte. Según el artículo 7, apartado 1, los documentos públicos relativos a esos siete hechos que un Estado miembro haya comunicado de conformidad con el artículo 24, apartado 1, letra c), es decir, su lista de documentos públicos a los que pueden adjuntarse impresos estándar multilingües como ayuda adecuada a la traducción, irán acompañados, a instancia de la persona que tenga derecho a obtener el documento público, de un impreso estándar multilingüe. La persona tiene que pedirlo. El impreso lo expide una autoridad y lleva la fecha de expedición y la firma y, en su caso, el sello o timbre de la autoridad expedidora (artículo 7, apartado 2).

Una ayuda a la traducción, no un certificado. Los impresos se adjuntan a los documentos públicos, se utilizan como ayuda a la traducción y no tienen valor jurídico autónomo (artículo 8, apartado 1). No constituyen extractos de actas del registro civil, copias literales de actas del registro civil, extractos plurilingües, extractos plurilingües y codificados ni certificaciones plurilingües y codificadas de actas del registro civil (artículo 8, apartado 2). El considerando 26 añade que los impresos no deben surtir efectos jurídicos por lo que respecta al reconocimiento de su contenido en los Estados miembros donde se presenten. Así pues, el impreso viaja con el documento al que acompaña; no lo sustituye.

Uso en otro Estado. Los impresos estándar multilingües solo podrán utilizarse en un Estado miembro distinto del Estado miembro de expedición (artículo 8, apartado 3).

Contenido y lenguas. Cada impreso tiene una parte normalizada, en su caso rúbricas específicas por país y un glosario multilingüe de las rúbricas en todas las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión (artículo 9). La autoridad expedidora cumplimenta el impreso en la lengua oficial de su Estado miembro o, si ese Estado miembro tiene varias lenguas oficiales, en la lengua oficial o una de las lenguas oficiales del lugar de expedición (artículo 10, apartado 1). La parte normalizada y las rúbricas específicas por país figuran simultáneamente en dos lenguas, cada una de las cuales es también lengua oficial de las instituciones de la Unión: la lengua oficial del Estado miembro (o del lugar) en el que se expide el impreso y la lengua oficial del Estado miembro (o del lugar) en el que vaya a presentarse el documento público (artículo 10, apartado 2). Por eso la autoridad expedidora necesita saber en qué Estado miembro se utilizará el documento.

Tasas y modelos. Según el artículo 11, los Estados miembros garantizarán que las tasas para la obtención de un impreso estándar multilingüe no superen el coste de producción del impreso o el del documento público al que se adjunta, si este es inferior. El Reglamento fija un límite máximo, no un importe. Conforme al artículo 12, el Portal Europeo de e-Justicia incluye, para cada Estado miembro, modelos de impresos estándar multilingües relativos al nacimiento, al hecho de que una persona está viva, a la defunción, al matrimonio y, en su caso, a la unión de hecho registrada, al domicilio o la residencia y a la ausencia de antecedentes penales, en todas las lenguas oficiales de las instituciones de la Unión, con las partes normalizadas y las rúbricas específicas por país comunicadas por los Estados miembros.

Cuando una autoridad duda de un documento: el procedimiento del IMI (artículos 13 a 16 y 20)

La exención de la legalización no deja a la autoridad receptora sin medios para comprobar un documento. Si las autoridades de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada albergan dudas razonables sobre su autenticidad, seguirán dos pasos para disipar su duda (artículo 14, apartado 1): a) comprobar los modelos disponibles de los documentos en el repositorio del Sistema de Información del Mercado Interior (IMI); y b) si persiste la duda, formular una solicitud de información a través del IMI a la autoridad que expidió el documento público o, en su caso, a la autoridad que realizó la copia certificada, o a ambas, o a la autoridad central pertinente.

Una duda razonable podrá referirse, en particular, a la autenticidad de la firma, a la calidad en que haya actuado el signatario del documento, a la identidad del sello o timbre o a si el documento ha sido falsificado o alterado (artículo 14, apartado 2). La solicitud debe indicar los motivos en los que se basa (artículo 14, apartado 3) e ir acompañada de una copia del documento, transmitida por vía electrónica a través del IMI; las solicitudes y sus posibles respuestas no estarán sujetas a ningún impuesto, derecho o tasa (artículo 14, apartado 4).

Plazos. Las autoridades requeridas darán respuesta a la mayor brevedad y, en todo caso, en un plazo no superior a cinco días hábiles, o diez días hábiles cuando la solicitud se tramite por conducto de una autoridad central (artículo 14, apartado 5, párrafo primero). En casos excepcionales, si no pueden respetarse esos plazos, la autoridad requerida y la autoridad solicitante acordarán una prórroga (artículo 14, apartado 5, párrafo segundo). Estos plazos se refieren a la respuesta entre autoridades; el Reglamento no fija ningún plazo para el procedimiento en el que se utiliza el documento.

Si no se confirma la autenticidad. Según el artículo 14, apartado 6, si la autenticidad del documento público o de su copia certificada no se ha confirmado, la autoridad solicitante no estará obligada a tramitarlos. El considerando 39 añade que, en tales casos y cuando no se reciba respuesta, la autoridad solicitante o la persona que haya presentado el documento deben poder utilizar cualquier medio disponible para verificar o demostrar su autenticidad.

Cada Estado miembro designa al menos una autoridad central (artículo 15, apartado 1). Las autoridades centrales prestan asistencia en relación con las solicitudes de información y, en particular, transmiten, reciben y, cuando sea necesario, responden a dichas solicitudes y facilitan la información necesaria al respecto (artículo 16). El intercambio de información y documentos en virtud del Reglamento persigue la única finalidad de que las autoridades competentes comprueben la autenticidad de documentos públicos mediante el IMI (artículo 20, apartado 1).

El Convenio sobre la Apostilla, otros acuerdos y otras normas de la UE (artículos 1, apartado 1, 17 y 19)

El Reglamento se concibió para coexistir con los instrumentos ya existentes. El considerando 4 lo describe como un instrumento independiente y autónomo respecto del Convenio sobre la Apostilla; la norma operativa sobre los otros sistemas es el párrafo segundo del artículo 1, apartado 1, comentado más arriba.

El artículo 19 regula la relación con los instrumentos internacionales. El Reglamento se entenderá sin perjuicio de la aplicación de los convenios internacionales de los que sean parte uno o más Estados miembros en el momento de su adopción y que se refieran a materias reguladas por él (artículo 19, apartado 1). No obstante, en lo que respecta a las cuestiones a las que se aplica y en la medida en que él mismo lo disponga, el Reglamento primará sobre lo dispuesto en acuerdos y disposiciones bilaterales o multilaterales adoptados por los Estados miembros, en las relaciones entre los Estados miembros que participen en ellos (artículo 19, apartado 2). El artículo 19 se entiende sin perjuicio del párrafo segundo del artículo 1, apartado 1 (artículo 19, apartado 3). Además, el Reglamento no impide a los Estados miembros celebrar ni aplicar acuerdos con países terceros en materia de legalización o trámite similar de los documentos públicos sobre cuestiones contempladas en él, para su uso en las relaciones entre los Estados miembros y esos países terceros (artículo 19, apartado 4).

Dentro del Derecho de la Unión, el Reglamento se entiende sin perjuicio de la aplicación de otras disposiciones del Derecho de la Unión en materia de legalización, trámite similar u otros trámites, y las complementa (artículo 17, apartado 1).

Documentos expedidos fuera de la UE: documentos turcos, británicos, estadounidenses y de otros países terceros (artículo 2, apartado 3)

Según el artículo 2, apartado 3, el Reglamento no se aplica a a) los documentos públicos expedidos por autoridades de países terceros, ni b) a las copias certificadas de esos documentos realizadas por las autoridades de un Estado miembro. El considerando 17 confirma que los documentos públicos de países terceros quedan fuera del ámbito de aplicación incluso cuando las autoridades de un Estado miembro ya los hayan aceptado como auténticos, y que la exclusión se extiende a las copias certificadas de esos documentos hechas por autoridades de un Estado miembro.

Türkiye, el Reino Unido y los Estados Unidos no son Estados miembros de la Unión Europea. Una partida de nacimiento, un certificado de matrimonio o un certificado de antecedentes penales expedido por sus autoridades es un documento público de un país tercero a efectos del Reglamento. No se le aplican las exenciones de legalización y de apostilla, las normas sobre copias certificadas y traducciones ni los impresos estándar multilingües del Reglamento. Lo mismo ocurre con una copia certificada de ese documento realizada por una autoridad de un país de la UE.

Eso no significa que el documento no pueda utilizarse. Significa que son otras normas las que deciden qué hay que hacer con él: el Convenio sobre la Apostilla, cuando tanto el Estado que expide el documento como el Estado receptor estén vinculados por él, los acuerdos bilaterales y el Derecho nacional del Estado miembro receptor. Conforme al artículo 19, apartado 4, el Reglamento no impide a los Estados miembros celebrar ni aplicar acuerdos y disposiciones con países terceros en materia de legalización o trámite similar de los documentos públicos sobre cuestiones contempladas en el Reglamento, para su uso en las relaciones entre los Estados miembros y los países terceros de que se trate. Antes de obtener o certificar un documento no comunitario para utilizarlo en un país de la UE, consulte el requisito con la autoridad receptora y con la autoridad expedidora. Nuestra guía general sobre apostilla y legalización de documentos explica las dos vías.

Pasos prácticos antes de trasladarse o de presentar un documento

1. Identifique el hecho y la autoridad expedidora. Compruebe que el objetivo principal de su documento es establecer uno de los hechos del artículo 2, apartado 1, o que se trata de un documento electoral del artículo 2, apartado 2, y que lo expidieron las autoridades de un Estado miembro. Si lo expidió un país tercero, el Reglamento no se aplica (artículo 2, apartado 3).

2. ¿Certificado de antecedentes penales? Solicítelo a las autoridades del Estado miembro de su nacionalidad, ya que esa es la condición del artículo 2, apartado 1, letra m).

3. Pida el impreso estándar multilingüe al solicitar el documento. Para el nacimiento, el hecho de que una persona está viva, la defunción, el matrimonio, la unión de hecho registrada, el domicilio o la residencia y la ausencia de antecedentes penales, el impreso se expide a instancia de la persona que tiene derecho a obtener el documento (artículo 7, apartado 1). Indique a la autoridad expedidora en qué Estado miembro lo va a presentar (artículo 10, apartado 2).

4. Compruebe las normas lingüísticas del Estado miembro receptor. La información sobre las lenguas que acepta cada Estado miembro, sobre los documentos a los que pueden adjuntarse impresos y, cuando existan, sobre las listas de traductores jurados se publica en el Portal Europeo de e-Justicia (artículos 6, apartado 1, letra a), 24, apartado 1, y 24, apartado 5). Si se necesita una traducción, la traducción jurada realizada por una persona habilitada conforme al Derecho de cualquier Estado miembro debe aceptarse en todos los Estados miembros (artículo 6, apartado 2).

5. ¿Original o copia certificada? Cuando el Estado miembro receptor exija el original, sus autoridades no exigirán también una copia certificada (artículo 5, apartado 1). Cuando permita las copias certificadas, sus autoridades aceptarán una realizada en otro Estado miembro (artículo 5, apartado 2); conforme al artículo 3, punto 7, la copia la realiza una autoridad del Estado miembro que expidió el original.

6. ¿Le piden una apostilla para un documento cubierto? Remita a la autoridad al artículo 4: los documentos públicos cubiertos y sus copias certificadas quedan exentos de toda forma de legalización y trámite similar, y el artículo 3, punto 4, define el trámite similar como la fijación de la apostilla. El Reglamento no le impide acogerse a otros sistemas aplicables en un Estado miembro en materia de legalización o trámite similar (artículo 1, apartado 1, párrafo segundo); si también necesita el documento fuera de la UE, el Reglamento no regula ese uso.

7. Si la autoridad duda de la autenticidad. La autoridad sigue el procedimiento del IMI previsto en el artículo 14. Conserve los datos de contacto de la autoridad expedidora, ya que el considerando 39 le permite utilizar cualquier medio disponible para demostrar la autenticidad si esta no se confirma.

8. Distinga el documento de sus efectos. El Reglamento no se aplica al reconocimiento de los efectos jurídicos del contenido de un documento (artículo 2, apartado 4). Si la cuestión es si su matrimonio, su adopción, su divorcio o su nombre surtirán efectos en el nuevo país, el Reglamento no responde a ella, y conviene asesorarse en ese país. Brisamo le ayuda a encontrar un abogado de familia en el país correspondiente.

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