Geburts-, Heirats- und andere öffentliche Urkunden in einem anderen EU-Staat verwenden: keine Apostille, beglaubigte Kopien, Übersetzungen und mehrsprachige Formulare (Verordnung (EU) 2016/1191)

Eine Portugiesin, die in Brüssel lebt, braucht ihre Geburtsurkunde, um ihr Baby registrieren zu lassen. Ein Pole, der in Florenz heiratet, muss nachweisen, dass er ehefähig ist. Ein Franzose in München möchte bei den Kommunalwahlen kandidieren. Ein rumänisches Ehepaar, das sich in Valencia scheiden lässt, muss seine Eheschließung belegen. Sie alle besitzen eine Urkunde, die ein EU-Mitgliedstaat ausgestellt hat, und müssen sie den Behörden eines anderen Mitgliedstaats vorlegen. Seit dem 16. Februar 2019 regelt die Verordnung (EU) 2016/1191 diesen Schritt für eine festgelegte Liste von Urkunden: keine Legalisation, keine Apostille, einfachere Regeln für Kopien und Übersetzungen und ein mehrsprachiges Formular, das auf Wunsch der Urkunde beigefügt wird.

Dieser Leitfaden richtet sich an Unionsbürger und Familien, die zwischen Mitgliedstaaten umziehen und dort ihre Personenstandsurkunden und vergleichbare Urkunden verwenden müssen: um eine Geburt registrieren zu lassen, um zu heiraten oder eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, um sich scheiden zu lassen, um einen Namen zu ändern, um eine Staatsangehörigkeit zu beantragen oder um zu wählen oder zu kandidieren. Er folgt dem Wortlaut der Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012, wie sie im Amtsblatt (L 200 vom 26. Juli 2016) veröffentlicht wurde. Er befasst sich mit Förmlichkeiten, nicht mit der rechtlichen Wirkung des Inhalts einer Urkunde.

Was die Verordnung regelt und was nicht (Artikel 1, 2 Absatz 4 und 27)

Artikel 1 Absatz 1 beschreibt den Gegenstand der Verordnung. Bei bestimmten, von den Behörden eines Mitgliedstaats ausgestellten öffentlichen Urkunden, die den Behörden eines anderen Mitgliedstaats vorgelegt werden müssen, sieht sie ein System a) zur Befreiung von der Legalisation oder einer ähnlichen Förmlichkeit und b) zur Vereinfachung sonstiger Förmlichkeiten vor. Sonstige Förmlichkeiten sind das Erfordernis, beglaubigte Kopien und Übersetzungen öffentlicher Urkunden vorzulegen (Artikel 3 Nummer 5). Artikel 1 Absatz 2 fügt ein drittes Element hinzu: mehrsprachige Formulare, die öffentlichen Urkunden zu sieben der von der Verordnung erfassten Sachverhalte als Übersetzungshilfe beigefügt werden (siehe unten).

Leicht übersehen wird Artikel 1 Absatz 1 Unterabsatz 2. Unbeschadet des Unterabsatzes 1 hindert die Verordnung Personen nicht daran, andere in einem Mitgliedstaat gültige Systeme der Legalisation oder einer ähnlichen Förmlichkeit zu nutzen. Die Verordnung eröffnet also einen Weg; die anderen Wege, die in einem Mitgliedstaat bestehen, beseitigt sie nicht.

Ebenso wichtig ist, was die Verordnung nicht berührt. Nach Artikel 2 Absatz 4 gilt sie nicht für die in einem Mitgliedstaat vorgenommene Anerkennung rechtlicher Wirkungen des Inhalts öffentlicher Urkunden, die von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats ausgestellt wurden. Erwägungsgrund 18 stellt klar, dass die Verordnung keine Änderung des materiellen Rechts der Mitgliedstaaten in den von ihr erfassten Bereichen bezweckt. Ob eine in einer Urkunde festgehaltene Eheschließung, Adoption oder Namensänderung in dem Mitgliedstaat, in dem die Urkunde vorgelegt wird, rechtliche Wirkungen entfaltet, ist daher eine Frage, die die Verordnung nicht beantwortet.

Nach Artikel 27 Absatz 2 gilt die Verordnung ab dem 16. Februar 2019; für bestimmte vorbereitende Vorschriften gelten frühere Daten (Artikel 24 Absatz 2 ab dem 16. Februar 2017; Artikel 12 und Artikel 24 Absatz 3 ab dem 16. Februar 2018; Artikel 22 und Artikel 24 Absatz 1 ab dem 16. August 2018). Die Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat (Artikel 27).

Welche Urkunden erfasst sind: dreizehn Sachverhalte und Wahlunterlagen (Artikel 2 Absätze 1 und 2)

Artikel 2 Absatz 1 bestimmt den Anwendungsbereich über den Zweck der Urkunde. Die Verordnung gilt für öffentliche Urkunden, die von den Behörden eines Mitgliedstaats gemäß dessen nationalem Recht ausgestellt werden, den Behörden eines anderen Mitgliedstaats vorgelegt werden müssen und in erster Linie dazu dienen, einen oder mehrere der folgenden Sachverhalte zu belegen:

a) Geburt; b) die Tatsache, dass eine Person am Leben ist; c) Tod; d) Namen; e) Eheschließung, einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand; f) Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung einer Ehe; g) eingetragene Partnerschaft, einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft; h) Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft; i) Abstammung; j) Adoption; k) Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort; l) Staatsangehörigkeit; und m) Vorstrafenfreiheit.

Nach Erwägungsgrund 12 sollten öffentliche Urkunden über eine Namensänderung ebenfalls als öffentliche Urkunden angesehen werden, die in erster Linie dazu bestimmt sind, den Namen einer Person festzustellen. Wer in einem Mitgliedstaat seinen Namen geändert hat und dies in einem anderen nachweisen muss, kann sich daher auf Buchstabe d stützen.

Buchstabe m enthält eine eigene Bedingung. Urkunden über die Vorstrafenfreiheit sind erfasst, sofern sie für einen Unionsbürger von den Behörden des Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit dieser Bürger besitzt, ausgestellt werden (Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe m). Eine Bescheinigung, die für eine italienische Staatsangehörige von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats ausgestellt wird, etwa von dem Staat, in dem sie lebt, erfüllt diese Bedingung nicht.

Artikel 2 Absatz 2 erweitert den Anwendungsbereich auf eine weitere Gruppe. Die Verordnung gilt auch für öffentliche Urkunden, deren Vorlage von Unionsbürgern verlangt werden kann, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem Mitgliedstaat haben, dessen Staatsangehörigkeit sie nicht besitzen, wenn diese Bürger ihr aktives oder passives Wahlrecht bei den Wahlen zum Europäischen Parlament oder bei Kommunalwahlen in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts unter den Bedingungen der Richtlinie 93/109/EG bzw. der Richtlinie 94/80/EG des Rates ausüben möchten.

Das Kriterium des Hauptzwecks zieht die äußere Grenze: Dass eine Urkunde einen Namen oder ein Geburtsdatum nennt, bringt sie nicht in den Anwendungsbereich des Artikels 2 Absatz 1. Diplome, Prüfungszeugnisse und sonstige Nachweise einer formellen Qualifikation sowie öffentliche Urkunden über die Rechtsform und die Vertretung einer Gesellschaft oder eines sonstigen Unternehmens gehören nicht zu den aufgezählten Sachverhalten. Nach Artikel 26 Absatz 2 hatte die Kommission zu prüfen, ob eine Ausweitung des Anwendungsbereichs auf diese Urkunden sowie auf öffentliche Urkunden zur Bescheinigung einer amtlich anerkannten Behinderung angemessen ist; das ist eine Überprüfungsklausel, keine Ausweitung des Anwendungsbereichs.

Was als öffentliche Urkunde gilt (Artikel 3)

Artikel 3 Nummer 1 fasst den Begriff der öffentlichen Urkunden weit. Er umfasst: a) Urkunden einer Behörde oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege eines Mitgliedstaats, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher (huissier de justice) ausgestellt sind; b) Urkunden der Verwaltungsbehörden; c) notarielle Urkunden; d) amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie amtliche Vermerke über die Registrierung eines Dokuments, Sichtvermerke zur Feststellung seines Bestehens zu einem bestimmten Zeitpunkt sowie amtliche und notarielle Beglaubigungen von Unterschriften; und e) Urkunden, die von den diplomatischen oder konsularischen Vertretern eines Mitgliedstaats, die im Hoheitsgebiet irgendeines Staates tätig sind, in ihrer amtlichen Funktion errichtet worden sind, sofern diese Urkunden im Hoheitsgebiet eines anderen Mitgliedstaats oder den im Hoheitsgebiet eines Drittstaats tätigen diplomatischen oder konsularischen Vertretern eines anderen Mitgliedstaats vorzulegen sind.

Eine notarielle Urkunde oder eine amtliche Beglaubigung einer Unterschrift ist eine öffentliche Urkunde im Sinne des Artikels 3 Nummer 1; unter die Verordnung fällt sie, wenn sie zusätzlich die Voraussetzungen des Artikels 2 erfüllt.

Nach Erwägungsgrund 17 sollten von Privatpersonen ausgestellte Urkunden aufgrund ihrer unterschiedlichen Rechtsnatur vom Anwendungsbereich ausgenommen werden. Was Buchstabe d des Artikels 3 Nummer 1 einbezieht, ist die amtliche Bescheinigung, die auf einer solchen Urkunde angebracht ist, etwa die Beglaubigung einer Unterschrift, nicht die Privaturkunde als solche.

Eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie des Originals einer öffentlichen Urkunde, die von einer nach nationalem Recht hierzu ermächtigten Stelle des Mitgliedstaats, der die öffentliche Urkunde ursprünglich ausgestellt hat, unterzeichnet und als genaue und vollständige Wiedergabe der öffentlichen Urkunde attestiert wird (Artikel 3 Nummer 7). Erwägungsgrund 8 fügt hinzu, dass die Verordnung Kopien beglaubigter Kopien nicht erfasst.

Erwägungsgrund 10 erläutert einen weiteren Ausschluss: Die Verordnung gilt nicht für Reisepässe oder Personalausweise, die in einem Mitgliedstaat ausgestellt wurden, da solche Dokumente bei der Vorlage in einem anderen Mitgliedstaat nicht der Pflicht zur Legalisation oder einer anderen Förmlichkeit unterliegen.

Keine Legalisation, keine Apostille und beglaubigte Kopien (Artikel 3 Nummern 3 und 4, Artikel 4 und 5)

Die Kernregel ist kurz. Nach Artikel 4 sind die unter die Verordnung fallenden öffentlichen Urkunden und ihre beglaubigten Kopien von jeder Art der Legalisation und ähnlichen Förmlichkeit befreit.

Beide Begriffe sind definiert. Legalisation ist eine Förmlichkeit, durch die die Echtheit der Unterschrift eines Amtsträgers, die Funktion, in welcher die die Urkunde unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt wird (Artikel 3 Nummer 3). Ähnliche Förmlichkeit ist die Anbringung des im Apostilleübereinkommen vorgesehenen Echtheitszeichens (Artikel 3 Nummer 4), also des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, dessen Vertragsparteien nach Erwägungsgrund 2 alle Mitgliedstaaten sind. Bei einer Urkunde, die unter die Verordnung fällt, kann die Behörde des Mitgliedstaats, in dem sie vorgelegt wird, keinen dieser beiden Schritte verlangen.

Erwägungsgrund 5 beschreibt, wie dies neben dem Apostilleübereinkommen besteht. Für die Behörden der Mitgliedstaaten sollte es nicht möglich sein, eine Apostille zu verlangen, wenn eine Person ihnen eine in einem anderen Mitgliedstaat ausgestellte öffentliche Urkunde vorlegt, die unter die Verordnung fällt. Zugleich sollte die Verordnung die Mitgliedstaaten nicht daran hindern, eine Apostille anzubringen, wenn sich eine Person dafür entscheidet, das zu beantragen, und Personen nicht daran hindern, in einem Mitgliedstaat weiterhin eine in einem anderen Mitgliedstaat angebrachte Apostille zu verwenden.

Artikel 5 vereinfacht die Regeln für Kopien auf zweifache Weise. Erstens: Verlangt ein Mitgliedstaat die Vorlage des Originals einer von den Behörden eines anderen Mitgliedstaats ausgestellten öffentlichen Urkunde, so dürfen die Behörden des Mitgliedstaats, in dem die öffentliche Urkunde vorgelegt wird, nicht zusätzlich die Vorlage einer beglaubigten Kopie hiervon verlangen (Artikel 5 Absatz 1). Zweitens: Darf in einem Mitgliedstaat eine beglaubigte Kopie einer öffentlichen Urkunde vorgelegt werden, so nehmen die Behörden dieses Mitgliedstaats eine in einem anderen Mitgliedstaat angefertigte beglaubigte Kopie an (Artikel 5 Absatz 2).

Artikel 5 Absatz 2 greift, wenn ein Mitgliedstaat beglaubigte Kopien zulässt; er verpflichtet einen Mitgliedstaat nicht selbst dazu, sie zuzulassen. Nach Artikel 4 ist die beglaubigte Kopie ihrerseits von der Legalisation und der Apostille befreit.

Übersetzungen: wann sie nicht verlangt werden dürfen, und beglaubigte Übersetzungen (Artikel 6)

Artikel 6 Absatz 1 nennt zwei Fälle, in denen eine Übersetzung nicht verlangt werden darf.

a) Sprache. Die öffentliche Urkunde ist in der Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem sie vorgelegt wird, oder, falls es in dem betreffenden Mitgliedstaat mehrere Amtssprachen gibt, in der Amtssprache oder einer der Amtssprachen des Ortes, an dem sie vorgelegt wird, oder in einer beliebigen anderen Sprache abgefasst, die der Mitgliedstaat ausdrücklich akzeptiert hat. Jeder Mitgliedstaat hatte der Kommission die Sprachen mitzuteilen, die er hierfür zulässt (Artikel 24 Absatz 1 Buchstabe a), und die Kommission macht diese Informationen über das Europäische Justizportal öffentlich zugänglich (Artikel 24 Absatz 5).

b) Mehrsprachiges Formular. Einer öffentlichen Urkunde zu einem der sieben Sachverhalte, für die Formulare bestehen (Geburt, die Tatsache, dass eine Person am Leben ist, Tod, Eheschließung, eingetragene Partnerschaft, Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts, Vorstrafenfreiheit), ist gemäß den Vorgaben der Verordnung ein mehrsprachiges Formular beigefügt, sofern die Behörde, bei der die öffentliche Urkunde vorgelegt wird, der Auffassung ist, dass die Angaben in diesem mehrsprachigen Formular für die Bearbeitung der öffentlichen Urkunde ausreichen.

Der Vorbehalt in Buchstabe b räumt der Behörde, bei der die Urkunde vorgelegt wird, einen echten Beurteilungsspielraum ein. Nach Erwägungsgrund 24 sollte von einer Person, die eine öffentliche Urkunde mit einem beigefügten mehrsprachigen Formular vorlegt, keine Übersetzung verlangt werden; die Behörde, der die Urkunde vorgelegt wird, sollte jedoch letztlich darüber entscheiden, ob die Angaben in dem Formular für die Zwecke der Bearbeitung der Urkunde ausreichen. Erwägungsgrund 25 ergänzt, dass diese Behörde ausnahmsweise, sofern das für die Bearbeitung der Urkunde erforderlich ist, eine Übersetzung oder eine Transliteration des Inhalts des mehrsprachigen Formulars in die Amtssprache ihres Mitgliedstaats oder, falls dieser Mitgliedstaat über mehrere Amtssprachen verfügt, in die Amtssprache oder eine der Amtssprachen, die am Ort der Vorlage der Urkunde verwendet wird, verlangen kann, wenn es sich bei dieser Sprache um eine der Amtssprachen der Organe der Union handelt.

Außerhalb der beiden Fälle des Artikels 6 Absatz 1 befreit die Verordnung eine Urkunde nicht von der Übersetzung. Was sie in jedem Fall sichert, ist die Verwendbarkeit einer beglaubigten Übersetzung über die Grenze hinweg: Nach Artikel 6 Absatz 2 wird eine beglaubigte Übersetzung, die von einer Person angefertigt wurde, die nach dem Recht eines Mitgliedstaats dazu qualifiziert ist, in allen Mitgliedstaaten angenommen. Soweit Mitgliedstaaten Listen der Personen führen, die zur Anfertigung beglaubigter Übersetzungen qualifiziert sind, hatten sie diese der Kommission mitzuteilen (Artikel 24 Absatz 1 Buchstabe d); auch diese Informationen werden über das Europäische Justizportal veröffentlicht (Artikel 24 Absatz 5).

Mehrsprachige Formulare: für welche Urkunden, wie sie ausgestellt werden und was sie bewirken (Artikel 7 bis 12)

Für welche Urkunden. Mehrsprachige Formulare gibt es für sieben der dreizehn Sachverhalte des Artikels 2 Absatz 1: Geburt, die Tatsache, dass eine Person am Leben ist, Tod, Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand), eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft), Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts sowie Vorstrafenfreiheit (Artikel 1 Absatz 2 und Artikel 7 Absatz 1). Für Urkunden über Namen, Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung einer Ehe, Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Abstammung, Adoption oder Staatsangehörigkeit sieht die Verordnung keine Formulare vor.

Auf Wunsch. Nach Artikel 7 Absatz 1 wird den öffentlichen Urkunden zu diesen sieben Sachverhalten, die ein Mitgliedstaat gemäß Artikel 24 Absatz 1 Buchstabe c übermittelt hat, also seiner Liste der öffentlichen Urkunden, denen mehrsprachige Formulare als geeignete Übersetzungshilfe beigefügt werden können, auf Wunsch der Person, die zur Entgegennahme der öffentlichen Urkunde befugt ist, ein mehrsprachiges Formular beigefügt. Die Person muss es also beantragen. Das Formular wird von einer Behörde ausgestellt und trägt das Ausstellungsdatum sowie die Unterschrift und gegebenenfalls das Siegel oder den Stempel der Ausstellungsbehörde (Artikel 7 Absatz 2).

Eine Übersetzungshilfe, keine Bescheinigung. Die Formulare werden den öffentlichen Urkunden beigefügt, werden als Übersetzungshilfe verwendet und entfalten keine eigenständige Rechtswirkung (Artikel 8 Absatz 1). Sie stellen keine Auszüge aus Personenstandsregistern, keine wörtlichen Kopien von Personenstandsurkunden, keine mehrsprachigen Auszüge aus Personenstandsregistern, keine mehrsprachigen und verschlüsselten Auszüge aus Personenstandsregistern und keine mehrsprachigen und verschlüsselten Personenstandsbescheinigungen dar (Artikel 8 Absatz 2). Nach Erwägungsgrund 26 sollten die Formulare in den Mitgliedstaaten, in denen sie vorgelegt werden, keine Rechtswirkungen im Sinne einer Anerkennung ihres Inhalts entfalten. Ein Formular begleitet also die Urkunde, der es beigefügt ist; es ersetzt sie nicht.

Verwendung im Ausland. Die mehrsprachigen Formulare dürfen nur in einem anderen Mitgliedstaat als dem Ausstellungsmitgliedstaat verwendet werden (Artikel 8 Absatz 3).

Inhalt und Sprachen. Jedes Formular enthält einen standardisierten Teil, gegebenenfalls einen Teil mit länderspezifischen Feldüberschriften und ein mehrsprachiges Glossar der Feldüberschriften in allen Amtssprachen der Organe der Union (Artikel 9). Die Ausstellungsbehörde füllt das Formular in der Amtssprache ihres Mitgliedstaats oder, falls es dort mehrere Amtssprachen gibt, in der Amtssprache oder einer der Amtssprachen des Ortes der Ausstellung aus (Artikel 10 Absatz 1). Die Standard- und die länderspezifischen Feldüberschriften erscheinen in zwei Sprachen, die jeweils auch Amtssprachen der Organe der Union sind: der Amtssprache des Mitgliedstaats (oder Ortes), in dem das Formular ausgestellt wird, und der Amtssprache des Mitgliedstaats (oder Ortes), in dem die öffentliche Urkunde vorzulegen ist (Artikel 10 Absatz 2). Die Ausstellungsbehörde muss daher wissen, in welchem Mitgliedstaat die Urkunde verwendet werden soll.

Gebühr und Muster. Nach Artikel 11 sorgen die Mitgliedstaaten dafür, dass die Gebühr für die Erlangung eines mehrsprachigen Formulars die Herstellungskosten des Formulars oder der öffentlichen Urkunde, der es beigefügt ist, je nachdem welche niedriger sind, nicht übersteigt. Die Verordnung legt eine Obergrenze fest, keinen Betrag. Nach Artikel 12 enthält das Europäische Justizportal für jeden Mitgliedstaat Muster von mehrsprachigen Formularen über Geburt, über die Tatsache, dass eine Person am Leben ist, über Tod, Eheschließung und gegebenenfalls eingetragene Partnerschaft, Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts sowie Vorstrafenfreiheit in allen Amtssprachen der Organe der Union, mit den standardisierten Teilen und den von diesem Mitgliedstaat übermittelten länderspezifischen Feldüberschriften.

Wenn eine Behörde an einer Urkunde zweifelt: das IMI-Verfahren (Artikel 13 bis 16 und 20)

Die Befreiung von der Legalisation lässt die Behörde, bei der die Urkunde vorgelegt wird, nicht ohne Prüfungsmöglichkeit. Haben die Behörden eines Mitgliedstaats, in dem eine öffentliche Urkunde oder eine beglaubigte Kopie davon vorgelegt wird, berechtigte Zweifel an deren Echtheit, so ergreifen sie zwei Maßnahmen, um diese Zweifel auszuräumen (Artikel 14 Absatz 1): a) Überprüfung der verfügbaren Muster der Urkunden im Datenspeicher des Binnenmarkt-Informationssystems (IMI); und b) sofern weiter Zweifel bestehen, Stellung eines Auskunftsersuchens über das IMI an die Behörde, die die öffentliche Urkunde ausgestellt hat, oder gegebenenfalls an die Behörde, die die beglaubigte Kopie angefertigt hat, oder an beide, oder an die zuständige Zentralbehörde.

Berechtigte Zweifel können sich insbesondere auf die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, die Echtheit des Siegels oder Stempels oder eine mögliche Fälschung oder Verfälschung der Urkunde beziehen (Artikel 14 Absatz 2). Das Ersuchen ist zu begründen (Artikel 14 Absatz 3), und ihm ist eine über das IMI elektronisch übermittelte Kopie der Urkunde beizufügen; Ersuchen und Antworten sind von allen Steuern, Abgaben und Gebühren befreit (Artikel 14 Absatz 4).

Fristen. Die ersuchten Behörden antworten innerhalb kürzester Frist, auf jeden Fall jedoch innerhalb einer Frist von maximal fünf Arbeitstagen bzw. von zehn Arbeitstagen, wenn das Ersuchen von einer Zentralbehörde bearbeitet wird (Artikel 14 Absatz 5 Unterabsatz 1). Kann die Frist in Ausnahmefällen nicht eingehalten werden, so einigen sich die ersuchte und die ersuchende Behörde auf eine Verlängerung (Artikel 14 Absatz 5 Unterabsatz 2). Diese Fristen betreffen die Antwort zwischen Behörden; für das Verfahren, in dem die Urkunde verwendet wird, legt die Verordnung keine Frist fest.

Wenn die Echtheit nicht bestätigt wird. Nach Artikel 14 Absatz 6 ist die ersuchende Behörde nicht verpflichtet, die öffentliche Urkunde oder ihre beglaubigte Kopie zu bearbeiten, wenn deren Echtheit nicht bestätigt wird. Nach Erwägungsgrund 39 sollte es in diesen Fällen und wenn keine Antwort eingeht der ersuchenden Behörde oder der Person, die die Urkunde vorgelegt hat, freistehen, alle verfügbaren Mittel zur Prüfung oder zum Nachweis der Echtheit zu nutzen.

Jeder Mitgliedstaat benennt mindestens eine Zentralbehörde (Artikel 15 Absatz 1). Die Zentralbehörden leisten Amtshilfe bei Auskunftsersuchen und sind insbesondere zuständig für die Übermittlung, die Entgegennahme und erforderlichenfalls die Beantwortung der Ersuchen sowie für die Erteilung der erforderlichen Auskünfte (Artikel 16). Der Austausch von Informationen und Urkunden nach der Verordnung dient ausschließlich dem Zweck der Überprüfung der Echtheit öffentlicher Urkunden durch die zuständigen Behörden mittels des IMI (Artikel 20 Absatz 1).

Apostilleübereinkommen, andere Übereinkünfte und andere Vorschriften des Unionsrechts (Artikel 1 Absatz 1, 17 und 19)

Die Verordnung wurde so angelegt, dass sie neben bestehenden Instrumenten gilt. Erwägungsgrund 4 bezeichnet sie als eigenständiges und autonomes Instrument gegenüber dem Apostilleübereinkommen; die maßgebliche Vorschrift zu anderen Systemen ist der oben behandelte Artikel 1 Absatz 1 Unterabsatz 2.

Artikel 19 regelt das Verhältnis zu internationalen Instrumenten. Die Verordnung lässt die Anwendung internationaler Übereinkünfte unberührt, von denen ein oder mehrere Mitgliedstaaten zum Zeitpunkt der Annahme der Verordnung Vertragsparteien sind und die in der Verordnung geregelte Bereiche betreffen (Artikel 19 Absatz 1). Ungeachtet dessen hat die Verordnung hinsichtlich der Angelegenheiten, für die sie gilt, und in dem darin vorgesehenen Maße Vorrang vor anderen Bestimmungen in von den Mitgliedstaaten geschlossenen bilateralen oder multilateralen Übereinkünften oder Vereinbarungen in den Beziehungen zwischen den ihnen als Vertragspartei angehörenden Mitgliedstaaten (Artikel 19 Absatz 2). Artikel 19 lässt Artikel 1 Absatz 1 Unterabsatz 2 unberührt (Artikel 19 Absatz 3). Die Verordnung hindert die Mitgliedstaaten auch nicht an der Aushandlung, dem Abschluss, dem Beitritt zu, der Änderung oder der Anwendung internationaler Übereinkünfte und Vereinbarungen mit Drittstaaten über die Legalisation oder eine ähnliche Förmlichkeit für öffentliche Urkunden, die unter die Verordnung fallende Bereiche berühren und von den Behörden von Mitgliedstaaten oder von Drittstaaten ausgestellt werden, um in den Beziehungen zwischen den Mitgliedstaaten und den Drittstaaten verwendet zu werden (Artikel 19 Absatz 4).

Innerhalb des Unionsrechts lässt die Verordnung die Anwendung anderer Vorschriften des Unionsrechts über Legalisation, eine ähnliche Förmlichkeit oder sonstige Förmlichkeiten unberührt und ergänzt vielmehr diese Vorschriften (Artikel 17 Absatz 1).

Außerhalb der EU ausgestellte Urkunden: türkische, britische, US-amerikanische und andere Urkunden aus Drittstaaten (Artikel 2 Absatz 3)

Nach Artikel 2 Absatz 3 gilt die Verordnung nicht für a) von den Behörden eines Drittstaats ausgestellte öffentliche Urkunden oder b) von den Behörden eines Mitgliedstaats angefertigte beglaubigte Kopien solcher Urkunden. Erwägungsgrund 17 bestätigt, dass öffentliche Urkunden von Drittländern nicht in den Anwendungsbereich fallen, auch wenn sie bereits von den Behörden eines Mitgliedstaats als echt akzeptiert wurden, und dass sich der Ausschluss auf die von Behörden eines Mitgliedstaats erstellten beglaubigten Kopien solcher Urkunden erstreckt.

Die Türkei, das Vereinigte Königreich und die Vereinigten Staaten sind keine Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Eine von ihren Behörden ausgestellte Geburtsurkunde, Heiratsurkunde oder Bescheinigung über die Vorstrafenfreiheit ist im Sinne der Verordnung eine öffentliche Urkunde eines Drittstaats. Die Befreiungen der Verordnung von der Legalisation und der Apostille, ihre Regeln zu beglaubigten Kopien und Übersetzungen und ihre mehrsprachigen Formulare gelten für eine solche Urkunde nicht. Dasselbe gilt für eine beglaubigte Kopie einer solchen Urkunde, die eine Behörde in einem EU-Staat angefertigt hat.

Das bedeutet nicht, dass eine solche Urkunde nicht verwendet werden kann. Es bedeutet, dass andere Regeln bestimmen, was mit ihr zu geschehen hat: das Apostilleübereinkommen, wenn sowohl der ausstellende als auch der empfangende Staat daran gebunden sind, bilaterale Übereinkünfte und das nationale Recht des Mitgliedstaats, in dem die Urkunde vorgelegt wird. Nach Artikel 19 Absatz 4 hindert die Verordnung die Mitgliedstaaten nicht daran, mit Drittstaaten Übereinkünfte und Vereinbarungen über die Legalisation oder eine ähnliche Förmlichkeit für öffentliche Urkunden zu schließen und anzuwenden, die unter die Verordnung fallende Bereiche berühren und in den Beziehungen zwischen den Mitgliedstaaten und den betreffenden Drittstaaten verwendet werden sollen. Bevor Sie eine Urkunde aus einem Nicht-EU-Staat für die Verwendung in einem EU-Staat beschaffen oder beglaubigen lassen, klären Sie die Anforderungen mit der Behörde, bei der Sie die Urkunde vorlegen, und mit der ausstellenden Behörde. Unser allgemeiner Leitfaden zu Apostille und Legalisation von Dokumenten erläutert die beiden Wege.

Praktische Schritte vor dem Umzug oder der Vorlage einer Urkunde

1. Sachverhalt und Aussteller bestimmen. Prüfen Sie, ob Ihre Urkunde in erster Linie dazu dient, einen der Sachverhalte des Artikels 2 Absatz 1 zu belegen, oder ob es sich um eine Wahlunterlage im Sinne des Artikels 2 Absatz 2 handelt, und ob sie von den Behörden eines Mitgliedstaats ausgestellt wurde. Wurde sie von einem Drittstaat ausgestellt, gilt die Verordnung nicht (Artikel 2 Absatz 3).

2. Bescheinigung über die Vorstrafenfreiheit? Wenden Sie sich an die Behörden des Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit Sie besitzen, denn das ist die Bedingung des Artikels 2 Absatz 1 Buchstabe m.

3. Das mehrsprachige Formular gleich bei der Bestellung der Urkunde beantragen. Für Geburt, die Tatsache, dass eine Person am Leben ist, Tod, Eheschließung, eingetragene Partnerschaft, Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts und Vorstrafenfreiheit wird das Formular auf Wunsch der Person beigefügt, die zur Entgegennahme der Urkunde befugt ist (Artikel 7 Absatz 1). Teilen Sie der Ausstellungsbehörde mit, in welchem Mitgliedstaat Sie die Urkunde vorlegen werden (Artikel 10 Absatz 2).

4. Die Sprachregeln des Mitgliedstaats prüfen, in dem Sie die Urkunde vorlegen. Informationen über die Sprachen, die jeder Mitgliedstaat zulässt, über die Urkunden, denen Formulare beigefügt werden können, und, soweit vorhanden, über Listen von Personen, die beglaubigte Übersetzungen anfertigen dürfen, werden über das Europäische Justizportal veröffentlicht (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 24 Absatz 1 und Absatz 5). Ist eine Übersetzung erforderlich, muss eine beglaubigte Übersetzung einer Person, die nach dem Recht eines beliebigen Mitgliedstaats dazu qualifiziert ist, in allen Mitgliedstaaten angenommen werden (Artikel 6 Absatz 2).

5. Original oder beglaubigte Kopie? Verlangt der Mitgliedstaat, in dem Sie die Urkunde vorlegen, das Original, dürfen seine Behörden nicht zusätzlich eine beglaubigte Kopie verlangen (Artikel 5 Absatz 1). Lässt er beglaubigte Kopien zu, nehmen seine Behörden eine in einem anderen Mitgliedstaat angefertigte beglaubigte Kopie an (Artikel 5 Absatz 2); nach Artikel 3 Nummer 7 wird die Kopie von einer Stelle des Mitgliedstaats angefertigt, der das Original ausgestellt hat.

6. Wird für eine erfasste Urkunde eine Apostille verlangt? Verweisen Sie die Behörde auf Artikel 4: Erfasste öffentliche Urkunden und ihre beglaubigten Kopien sind von jeder Art der Legalisation und ähnlichen Förmlichkeit befreit, und Artikel 3 Nummer 4 bestimmt die ähnliche Förmlichkeit als die Anbringung des im Apostilleübereinkommen vorgesehenen Echtheitszeichens. Die Verordnung hindert Sie nicht daran, andere in einem Mitgliedstaat gültige Systeme der Legalisation oder einer ähnlichen Förmlichkeit zu nutzen (Artikel 1 Absatz 1 Unterabsatz 2); benötigen Sie die Urkunde auch außerhalb der EU, regelt die Verordnung diese Verwendung nicht.

7. Wenn die Behörde an der Echtheit zweifelt. Die Behörde folgt dem IMI-Verfahren des Artikels 14. Halten Sie die Kontaktdaten der Ausstellungsbehörde bereit, denn nach Erwägungsgrund 39 steht es Ihnen frei, alle verfügbaren Mittel zum Nachweis der Echtheit zu nutzen, wenn diese nicht bestätigt wird.

8. Die Urkunde von ihrer Wirkung trennen. Die Verordnung gilt nicht für die Anerkennung rechtlicher Wirkungen des Inhalts einer Urkunde (Artikel 2 Absatz 4). Geht es darum, ob Ihre Eheschließung, Adoption, Scheidung oder Ihr Name im neuen Land Wirkungen entfaltet, beantwortet die Verordnung diese Frage nicht; dafür ist Beratung in diesem Land erforderlich. Brisamo hilft Ihnen, einen Familienanwalt im betreffenden Land zu finden.

Häufig gestellte Fragen

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