Trabajar por cuenta propia en España casi siempre significa hacerse autónomo, el estatus del país para quienes trabajan por su cuenta y los empresarios individuales. El concepto es sencillo, pero para los extranjeros los trámites de alta, fiscales y de seguridad social se entrelazan de formas que es fácil hacer mal, y el orden en que los realiza importa.
Tanto si es un trabajador independiente en Barcelona, un consultor en Madrid o gestiona un pequeño negocio en la costa, el marco del autónomo se aplica a la mayor parte del trabajo independiente. Las normas, los umbrales y las cifras se revisan con regularidad, así que tome esto como información general y no como asesoramiento sobre sus circunstancias particulares.
¿Puede un extranjero darse de alta como autónomo?
En principio sí, pero su punto de partida depende de su nacionalidad y de su situación de residencia. Los ciudadanos de los Estados de la UE y del EEE, y de Suiza, por lo general pueden darse de alta y trabajar por cuenta propia en España en condiciones muy similares a las de los nacionales españoles, una vez que disponen de los documentos de registro adecuados. Los nacionales de fuera de la UE normalmente necesitan una autorización de residencia y trabajo que permita específicamente el trabajo por cuenta propia antes de poder operar de forma lícita.
Para los nacionales de fuera de la UE, lo fundamental es que la cuestión migratoria va primero. Una entrada como turista o un permiso vinculado al patrocinio de otra persona no permite, por sí solo, gestionar un negocio. La vía del trabajo por cuenta propia suele exigirle demostrar un plan de negocio viable, los medios para llevarlo a cabo y que la actividad cumple las condiciones fijadas por la ley. Dado que la residencia y el derecho a trabajar están conectados, confirme su situación antes de comprometerse con clientes, locales o contratos.
Los pilares básicos: NIE, impuestos y alta
Hacerse autónomo no es tanto un único acto como una secuencia de altas que deben encajar entre sí. Los pilares habituales son:
- Un NIE (Número de Identidad de Extranjero), el número de identificación de extranjero que necesita para casi cualquier trámite oficial o financiero en España.
- El alta en la Administración tributaria (Agencia Tributaria, a menudo llamada Hacienda) declarando la actividad que pretende realizar, mediante los formularios estándar de censo y de clasificación de actividades.
- El alta en el régimen especial de la seguridad social para trabajadores por cuenta propia (comúnmente conocido como RETA).
- Una cuenta bancaria española y, según su actividad, cualquier licencia sectorial o permiso municipal.
Estos pasos están conectados: su alta fiscal define la actividad y el régimen que le corresponden, lo cual a su vez afecta a cómo factura y a qué declara. Acertar con la clasificación de la actividad desde el principio ahorra muchísimas correcciones posteriores, así que conviene ponerle cuidado en lugar de adivinar.
La seguridad social y lo que cuesta
Como autónomo, paga sus propias cotizaciones a la seguridad social en el régimen de trabajadores por cuenta propia, en lugar de que un empleador se las deduzca. Las cotizaciones se calculan cada vez más en función de sus ingresos reales, de modo que lo que paga pretende ajustarse a sus ingresos efectivos y no a una cuota fija igual para todos. Cotizar le da acceso a la sanidad pública, contribuye a una futura pensión y puede ofrecer cobertura por enfermedad y otras contingencias.
Quienes se dan de alta por primera vez a veces pueden acogerse a cotizaciones iniciales reducidas durante un período inicial, pensadas para facilitar la fase de arranque. Si tiene derecho a ellas, y durante cuánto tiempo, depende de las normas en vigor y de su situación particular. Dado que la estructura de las cotizaciones y cualquier reducción se revisan periódicamente, confirme las condiciones vigentes antes de hacer presupuestos en torno a ellas: esta es una de las áreas que cambia con más frecuencia.
Impuestos: IRPF e IVA
Un autónomo tributa por el beneficio de su actividad a través del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF), por lo general con declaraciones trimestrales a lo largo del año y una declaración anual que regulariza la situación. Normalmente puede deducir los gastos legítimos de su actividad, pero las normas sobre qué cuenta —y sobre cómo documentarlo debidamente— son estrictas, de modo que llevar una contabilidad limpia desde el primer día es esencial.
La mayoría de los autónomos también tienen que lidiar con el IVA: repercutirlo en las facturas donde proceda y presentar declaraciones periódicas de IVA. Algunas actividades están exentas o se acogen a regímenes especiales, y los servicios transfronterizos tienen su propio tratamiento, lo cual importa mucho si sus clientes están fuera de España. Si se ha trasladado desde otro país, tenga en cuenta que puede tener cuestiones de residencia fiscal y de obligaciones de información en más de un lugar, y que pueden entrar en juego las normas sobre doble imposición. Estas interacciones son técnicas, y equivocarse al estructurarlo pronto sale mucho más caro que configurarlo correctamente.
Facturación y obligaciones continuas
Una vez dado de alta, asume deberes continuos reales más allá de simplemente hacer el trabajo. Las facturas deben contener los datos exigidos por la ley, sus cotizaciones y declaraciones fiscales vencen en ciclos fijos haya ganado mucho o poco ese período, y su contabilidad debe poder respaldar lo que declara. Puede esperar tener que ocuparse de:
- Emitir facturas conformes a la normativa, incluida cualquier retención que se aplique a su categoría de actividad.
- Llevar registros de ingresos y gastos, y conservar los documentos justificativos.
- Presentar a tiempo las declaraciones periódicas y anuales de impuestos y de IVA.
- Mantener actualizados ante la Administración su actividad registrada, su domicilio y sus datos.
España también avanza hacia una facturación y una llevanza de registros más estandarizadas y digitales para las empresas, de modo que la mecánica práctica del cumplimiento sigue evolucionando. Dótese de un sistema fiable —o de ayuda profesional— para los plazos, porque las sanciones por presentar fuera de plazo o no presentar pueden acumularse con rapidez.
Errores frecuentes de los extranjeros
Varios problemas se repiten entre los recién llegados. El más grave es empezar a trabajar antes de tener la residencia y la autorización de trabajo debidamente en regla, lo que puede poner en peligro tanto el negocio como su derecho a permanecer. Otros incluyen clasificar mal la actividad, subestimar las cotizaciones e impuestos continuos, gestionar mal el IVA con clientes internacionales y dar por supuesto que los arreglos que funcionaban en otro país se trasladan a España. También existe el llamado riesgo del «falso autónomo», en el que alguien figura dado de alta como autónomo pero en la práctica trabaja como un empleado de un único cliente, una situación que la Administración puede recalificar, con consecuencias para ambas partes.
Hacerlo bien
La vía del autónomo hace que el trabajo por cuenta propia en España resulte genuinamente accesible para los extranjeros, pero recompensa acertar con la secuencia y los detalles: primero la situación migratoria, luego una configuración fiscal y de seguridad social limpia, y después un cumplimiento continuo y disciplinado. Dado que los umbrales, las normas de cotización y las cifras cambian con el tiempo, y dado que su situación de residencia, su nacionalidad y su tipo de actividad modifican el panorama, el paso más seguro antes de comprometerse es hablar con un abogado de negocios español cualificado que pueda revisar su situación y confirmar las normas vigentes para su caso.