Sich als Einzelunternehmer (sole trader) niederzulassen ist der einfachste Weg, im Vereinigten Königreich selbstständig zu arbeiten, und viele Ausländer wählen ihn, weil keine Gesellschaft zu gründen ist und nur sehr wenig anfänglicher Papierkram anfällt. Der Haken ist, dass diese Einfachheit auf zwei schwierigeren Fragen aufbaut – ob Ihr aufenthaltsrechtlicher Status Ihnen die Selbstständigkeit überhaupt erlaubt und ob Sie sich steuerlich korrekt angemeldet haben –, und bei einer von beiden Fehler zu machen, kann teuer werden.
Dieser Leitfaden erklärt, was es bedeutet, Einzelunternehmer zu sein, wer dies tun darf und welche praktischen Schritte damit verbunden sind. Regeln, Schwellenwerte und Zahlen ändern sich im Laufe der Zeit, betrachten Sie dies daher als allgemeinen Hintergrund und nicht als Beratung zu Ihren eigenen Umständen.
Was ist ein Einzelunternehmer?
Ein Einzelunternehmer ist eine Einzelperson, die ein Unternehmen in ihrem eigenen Namen führt, ohne eine gesonderte Gesellschaft zu gründen. Rechtlich sind Sie und das Unternehmen dieselbe Person: Sie behalten den Gewinn nach Steuern, sind aber auch persönlich für die Schulden und Verpflichtungen des Unternehmens verantwortlich. Dies unterscheidet sich von einer Kapitalgesellschaft, die eine eigene Rechtspersönlichkeit ist, die Ihr Privatvermögen abschirmen kann, aber mit mehr Verwaltung und eigenen Meldepflichten einhergeht.
Für viele Freiberufler, Berater, Handwerker und kleine Online-Verkäufer ist der Weg über das Einzelunternehmen attraktiv, weil er schnell zu starten, günstig im Betrieb ist und Ihre Angelegenheiten relativ privat hält. Der Preis dafür ist die unbeschränkte persönliche Haftung: Schuldet das Unternehmen Geld, können Ihre persönlichen Ersparnisse und Vermögenswerte erfasst werden. Für risikoreichere Tätigkeiten oder wenn Sie schnelles Wachstum erwarten, lohnt es sich, dazu beraten zu lassen, ob eine Kapitalgesellschaft besser zu Ihnen passt.
Kann ein Ausländer Einzelunternehmer sein?
Dies ist die wichtigste Frage, und sie ist eine aufenthaltsrechtliche Frage, bevor sie eine geschäftliche ist. Einzelunternehmer zu sein verleiht Ihnen für sich genommen kein Recht, sich im Vereinigten Königreich aufzuhalten oder hier zu arbeiten. Sie müssen bereits einen aufenthaltsrechtlichen Status besitzen, der die Selbstständigkeit gestattet, und nicht jedes Visum tut dies.
- Manche Wege erlauben selbstständige oder unternehmerische Tätigkeit, während andere Sie an einen bestimmten sponsernden Arbeitgeber binden und das Arbeiten auf eigene Rechnung nicht gestatten.
- Personen mit Niederlassungsstatus oder anderen langfristigen Bleiberechten haben im Allgemeinen weitgehende Freiheit, selbstständig zu sein.
- Studierende und Angehörige unterliegen häufig Beschränkungen, und manche Kategorien untersagen die Selbstständigkeit vollständig.
Wenn Ihr Visum es nicht erlaubt, kann die Anmeldung als Einzelunternehmer und das trotzdem erfolgende Tätigwerden gegen Ihre Bedingungen verstoßen und Ihr Bleiberecht gefährden. Weil die Folgen schwerwiegend sind, prüfen Sie Ihre konkrete Erlaubnis sorgfältig – und lassen Sie sich beraten –, bevor Sie mit der Tätigkeit beginnen, statt danach.
Anmeldung bei HMRC
Sobald Sie sicher sind, dass Ihnen die Selbstständigkeit erlaubt ist, besteht der zentrale Schritt in der Anmeldung bei HM Revenue & Customs (HMRC) zur Selbstveranlagung (Self Assessment). Damit teilen Sie der Steuerbehörde mit, dass Sie Ihr eigenes Einkommen erklären und Steuern auf Ihren Gewinn zahlen, statt die Steuer von einem Arbeitgeber an der Quelle einbehalten zu lassen. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie sich bis zu einer Frist anmelden, die an das Steuerjahr gebunden ist, in dem Sie mit der Tätigkeit beginnen, warten Sie damit also nicht, bis Ihre erste Steuerrechnung fällig wird.
Bei der Anmeldung erhalten Sie typischerweise eine eindeutige Steuerzahler-Referenz (Unique Taxpayer Reference, UTR), die Sie im Self-Assessment-System kennzeichnet. Sie reichen sodann für jedes Steuerjahr eine Steuererklärung ein, in der Sie Ihr Geschäftseinkommen und die abzugsfähigen Ausgaben angeben. Das Auftreten unter einem Geschäftsnamen ist zulässig, doch als Einzelunternehmer dürfen Sie bestimmte geschützte Begriffe oder Irreführendes nicht verwenden, und Ihr eigener Name muss in der Regel auf amtlichen Unterlagen erscheinen.
Steuern und Sozialversicherung (National Insurance)
Als Einzelunternehmer zahlen Sie Einkommensteuer auf Ihren Geschäftsgewinn – im Großen und Ganzen Ihre Einnahmen abzüglich der abzugsfähigen Betriebsausgaben – und nicht auf Ihren Umsatz. Sie sind zudem im Allgemeinen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (National Insurance) verpflichtet, die Ihren Anspruch auf bestimmte staatliche Leistungen und eine Rente aufbauen können. Die Sätze, Schwellenwerte und die Höhe, ab der Beiträge anfallen, werden gesetzlich festgelegt und regelmäßig überprüft, bestätigen Sie daher stets die aktuellen Zahlen, bevor Sie sich auf sie verlassen.
Einige Punkte bringen Neulinge häufig in Schwierigkeiten:
- Sie sind selbst dafür verantwortlich, Geld für die Steuer zurückzulegen; nichts wird automatisch einbehalten, daher ist es ratsam, von Anfang an einen Teil jeder Zahlung zu sparen.
- Übersteigt Ihr steuerpflichtiger Umsatz den aktuellen Schwellenwert für die Mehrwertsteuerregistrierung, müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren und sie ausweisen; mitunter können Sie sich unterhalb dieser Grenze freiwillig registrieren.
- Die Selbstveranlagung kann Vorauszahlungen verlangen – Vorabraten auf die Rechnung des Folgejahres –, was die Forderung in Ihrem ersten Jahr größer als erwartet ausfallen lassen kann.
- Regeln zur Doppelbesteuerung und Ihr Steueransässigkeitsstatus sind von Bedeutung, wenn Sie auch Einkünfte oder Bindungen im Ausland haben, und diese können für Ausländer tatsächlich komplex sein.
Aufzeichnungen, Versicherung und Lizenzen
Einzelunternehmer müssen genaue Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben führen und sie für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren, weil HMRC ihre Vorlage verlangen kann. Gute Aufzeichnungen machen Ihre Steuererklärung zudem schneller und verringern die Gefahr, zu viel zu zahlen. Viele Einzelunternehmer nutzen eine einfache Buchhaltungssoftware oder einen Buchhalter, besonders sobald das Einkommen wächst.
Je nachdem, was Sie tun, benötigen Sie möglicherweise auch eine bestimmte Versicherung oder Erlaubnisse. Eine Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtdeckung ist verbreitet und wird mitunter von Kunden faktisch verlangt. Bestimmte Gewerbe und Berufe benötigen eine Lizenz oder Registrierung – etwa im Lebensmittelbereich, in der Kinderbetreuung, im Bauwesen, im Finanzwesen oder bei regulierten freiberuflichen Dienstleistungen –, und ohne die richtige Erlaubnis tätig zu sein, kann eine Straftat sein. Ein gesondertes Geschäftskonto ist für einen Einzelunternehmer gesetzlich nicht zwingend, aber dringend ratsam, um Ihre Finanzen übersichtlich zu halten.
Wie sich die Selbstständigkeit auf Ihre aufenthaltsrechtliche Lage auswirkt
Selbst dort, wo die Selbstständigkeit gestattet ist, kann sie mit Ihren weiteren aufenthaltsrechtlichen Plänen zusammenwirken. Wenn Sie auf eine Niederlassung oder einen künftigen Antrag hinarbeiten, kann die Art, wie Sie Ihre selbstständigen Einkünfte gestalten und belegen, von Bedeutung sein, und uneinheitliche oder nicht erklärte Einkünfte können später Probleme verursachen. Manche Wege haben Bedingungen dazu, welche Art von Arbeit Sie ausüben dürfen, zu den Stunden oder dazu, ob Sie neben einer gesponserten Beschäftigung zusätzliche selbstständige Tätigkeit aufnehmen dürfen.
Wenn Sie überlegen, von einer Beschäftigung zur Selbstständigkeit zu wechseln oder ein Nebengeschäft neben einer gesponserten Anstellung zu führen, behandeln Sie die aufenthalts- und steuerrechtlichen Fragen gemeinsam. Was aus steuerlicher Sicht in Ordnung aussieht, kann dennoch gegen eine Visumsbedingung verstoßen, und umgekehrt.
Es richtig machen
Einzelunternehmer im Vereinigten Königreich zu werden ist bewusst unkompliziert, doch für Ausländer kann die Einfachheit trügerisch sein: die aufenthaltsrechtlichen Regeln dazu, wer selbstständig sein darf, die Anmeldefristen sowie die Steuer- und Aufzeichnungspflichten tragen allesamt reale Folgen, wenn sie versäumt werden. Weil so viel von Ihrem konkreten Visum, Ihrem Aufenthaltsstatus und Ihren individuellen Finanzen abhängt – und weil sich die Schwellenwerte und Zahlen im Laufe der Zeit ändern –, ist der sicherste Schritt, bevor Sie mit der Tätigkeit beginnen, das Gespräch mit einem Wirtschaftsanwalt im Vereinigten Königreich, bei Bedarf neben einem Steuerberater, der die aktuellen Regeln bestätigen und prüfen kann, ob Ihr Plan auf beiden Ebenen funktioniert.