In Spanien selbstständig zu arbeiten bedeutet fast immer, autónomo zu werden – der Status des Landes für Selbstständige und Einzelunternehmer. Das Konzept ist einfach, doch für Ausländer greifen die Schritte zu Anmeldung, Steuern und Sozialversicherung auf eine Weise ineinander, bei der man leicht Fehler macht, und die Reihenfolge, in der Sie sie erledigen, ist von Bedeutung.
Ob Sie Freiberufler in Barcelona, Berater in Madrid oder Inhaber eines kleinen Unternehmens an der Küste sind – der autónomo-Rahmen gilt für die meiste eigenständige Tätigkeit. Regeln, Schwellenwerte und Zahlen werden regelmäßig überprüft, betrachten Sie dies daher als allgemeinen Hintergrund und nicht als Beratung zu Ihren eigenen Umständen.
Kann sich ein Ausländer als autónomo anmelden?
Im Grundsatz ja, doch Ihr Ausgangspunkt hängt von Ihrer Staatsangehörigkeit und Ihrem Aufenthaltsstatus ab. Bürger von EU- und EWR-Staaten sowie der Schweiz können sich im Allgemeinen weitgehend auf gleicher Grundlage wie spanische Staatsangehörige in Spanien als Selbstständige anmelden und arbeiten, sobald sie über die richtigen Anmeldedokumente verfügen. Nicht-EU-Staatsangehörige benötigen in der Regel eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, die ausdrücklich die Selbstständigkeit gestattet, bevor sie rechtmäßig tätig werden können.
Für Nicht-EU-Staatsangehörige ist der entscheidende Punkt, dass die aufenthaltsrechtliche Frage an erster Stelle steht. Eine Einreise als Tourist oder eine an die Sponsorschaft einer anderen Person gebundene Erlaubnis erlaubt es Ihnen für sich genommen nicht, ein Unternehmen zu führen. Der Weg über die Selbstständigkeit verlangt von Ihnen typischerweise den Nachweis eines tragfähigen Geschäftsplans, der Mittel zu dessen Umsetzung und dass die Tätigkeit die gesetzlich festgelegten Voraussetzungen erfüllt. Weil Aufenthalt und das Recht zu arbeiten miteinander verbunden sind, bestätigen Sie Ihren Status, bevor Sie sich gegenüber Kunden, Räumlichkeiten oder Verträgen festlegen.
Die Bausteine: NIE, Steuern und Anmeldung
Autónomo zu werden ist weniger ein einzelner Akt als eine Abfolge von Anmeldungen, die ineinandergreifen müssen. Die üblichen Bausteine sind:
- Eine NIE (Número de Identidad de Extranjero), die Ausländer-Identifikationsnummer, die Sie für fast jeden behördlichen oder finanziellen Schritt in Spanien benötigen.
- Die Anmeldung bei der Steuerbehörde (Agencia Tributaria, oft Hacienda genannt), bei der Sie die beabsichtigte Tätigkeit unter Verwendung der üblichen Melde- und Tätigkeitsklassifizierungsformulare anzeigen.
- Die Anmeldung im besonderen Sozialversicherungssystem für Selbstständige (allgemein als RETA bekannt).
- Ein spanisches Bankkonto und, je nach Ihrer Tätigkeit, jede branchenspezifische Lizenz oder kommunale Genehmigung.
Diese Schritte sind miteinander verbunden: Ihre steuerliche Anmeldung legt die Tätigkeit und das Regime fest, unter das Sie fallen, was wiederum beeinflusst, wie Sie Rechnungen stellen und was Sie erklären. Die Tätigkeitsklassifizierung von Anfang an richtig zu treffen, erspart später viel Korrekturarbeit, daher lohnt es sich, hier sorgfältig vorzugehen, statt zu raten.
Sozialversicherung und was sie kostet
Als autónomo zahlen Sie Ihre eigenen Sozialversicherungsbeiträge in das System für Selbstständige ein, statt sie von einem Arbeitgeber einbehalten zu lassen. Die Beiträge werden zunehmend anhand Ihrer tatsächlichen Einkünfte berechnet, sodass das, was Sie zahlen, Ihrem tatsächlichen Einkommen folgen soll und nicht einem für alle gleichen Pauschalbetrag. Das Einzahlen gewährt Ihnen Zugang zum öffentlichen Gesundheitswesen, trägt zu einer künftigen Rente bei und kann Schutz bei Krankheit und bestimmten anderen Eventualitäten bieten.
Für Neuanmeldungen besteht mitunter für einen anfänglichen Zeitraum Anspruch auf ermäßigte Einstiegsbeiträge, die die Startphase erleichtern sollen. Ob Sie und für wie lange anspruchsberechtigt sind, hängt von den geltenden Regeln und Ihrer besonderen Situation ab. Weil die Beitragsstruktur und etwaige Ermäßigungen regelmäßig überprüft werden, bestätigen Sie die aktuellen Regelungen, bevor Sie Ihre Planung darauf stützen – dies ist einer der Bereiche, die sich am häufigsten ändern.
Steuern: Einkommensteuer und Mehrwertsteuer
Ein autónomo wird auf den Geschäftsgewinn über die Einkommensteuer (IRPF) besteuert, im Allgemeinen mit vierteljährlichen Erklärungen im Laufe des Jahres und einer Jahreserklärung, die den Stand abgleicht. Sie können in der Regel berechtigte Betriebsausgaben abziehen, doch die Regeln dazu, was zählt – und zur ordnungsgemäßen Belegung –, sind streng, sodass eine saubere Buchführung von Tag eins an unerlässlich ist.
Die meisten autónomos haben sich zudem mit der Mehrwertsteuer (IVA) zu befassen: sie auf Rechnungen auszuweisen, wo sie anfällt, und regelmäßige Mehrwertsteuererklärungen einzureichen. Manche Tätigkeiten sind befreit oder fallen unter Sonderregime, und grenzüberschreitende Dienstleistungen haben ihre eigene Behandlung, was sehr stark ins Gewicht fällt, wenn sich Ihre Kunden außerhalb Spaniens befinden. Wenn Sie aus einem anderen Land zugezogen sind, beachten Sie, dass sich Fragen zur Steueransässigkeit und zur Meldung an mehr als einem Ort stellen können und Regeln zur Doppelbesteuerung ins Spiel kommen können. Dieses Zusammenspiel ist technisch, und die Struktur früh falsch aufzusetzen, ist weit kostspieliger als sie richtig einzurichten.
Rechnungsstellung und laufende Pflichten
Sind Sie einmal angemeldet, tragen Sie echte fortlaufende Pflichten, die über das bloße Erbringen der Arbeit hinausgehen. Rechnungen müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, Ihre Beiträge und Steuererklärungen werden in festen Zyklen fällig, gleich ob Sie in diesem Zeitraum viel verdient haben oder nicht, und Ihre Buchführung muss das, was Sie erklären, stützen können. Sie können damit rechnen, sich mit Folgendem zu befassen:
- Der Ausstellung vorschriftsmäßiger Rechnungen, einschließlich etwaiger Quellensteuer, die für Ihre Tätigkeitskategorie anfällt.
- Der Führung von Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben und der Aufbewahrung von Belegen.
- Der fristgerechten Einreichung regelmäßiger und jährlicher Steuer- und Mehrwertsteuererklärungen.
- Der Aktualisierung Ihrer angemeldeten Tätigkeit, Anschrift und Angaben bei den Behörden.
Spanien bewegt sich zudem in Richtung einer stärker standardisierten und digitalen Rechnungsstellung und Buchführung für Unternehmen, sodass sich die praktische Mechanik der Einhaltung der Vorschriften weiterentwickelt. Bauen Sie ein verlässliches System – oder fachkundige Hilfe – für Fristen ein, denn Sanktionen für verspätete oder fehlende Erklärungen können sich schnell summieren.
Häufige Fallstricke für Ausländer
Mehrere Probleme treten bei Neulingen immer wieder auf. Das schwerwiegendste ist, mit der Arbeit zu beginnen, bevor Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis ordnungsgemäß vorliegen, was sowohl das Unternehmen als auch Ihr Aufenthaltsrecht gefährden kann. Weitere sind die falsche Einordnung der Tätigkeit, die Unterschätzung laufender Beiträge und Steuern, der falsche Umgang mit der Mehrwertsteuer bei internationalen Kunden und die Annahme, dass in einem anderen Land funktionierende Regelungen sich auf Spanien übertragen. Es besteht außerdem das Risiko der sogenannten „Scheinselbstständigkeit“, bei der jemand als autónomo angemeldet ist, in der Praxis jedoch wie ein Arbeitnehmer eines einzigen Kunden arbeitet – eine Situation, die die Behörden umqualifizieren können, mit Folgen für beide Seiten.
Es richtig machen
Der autónomo-Weg macht die Selbstständigkeit in Spanien für Ausländer wirklich zugänglich, doch er belohnt es, die Reihenfolge und die Einzelheiten richtig zu treffen – zuerst der aufenthaltsrechtliche Status, dann eine saubere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Einrichtung, dann eine disziplinierte fortlaufende Einhaltung der Vorschriften. Weil sich die Schwellenwerte, Beitragsregeln und Zahlen im Laufe der Zeit verschieben und weil Ihr Aufenthaltsstatus, Ihre Staatsangehörigkeit und die Art Ihrer Tätigkeit das Bild allesamt verändern, ist der sicherste Schritt, bevor Sie sich festlegen, das Gespräch mit einem qualifizierten spanischen Wirtschaftsanwalt, der Ihre Situation prüfen und die aktuellen Regeln für Ihren Fall bestätigen kann.