La GmbH es la forma societaria más popular de Alemania y, por lo general, está abierta a fundadores extranjeros: normalmente no es necesario ser alemán ni siquiera residente para ser titular de una. El procedimiento es formal y dirigido por notario, lo que al principio puede resultar poco familiar, pero suele seguir un camino claro y previsible. Esta guía repasa qué es una GmbH y qué conviene prever antes de empezar.
Qué es realmente una GmbH
Una GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) es una sociedad de responsabilidad limitada. Es una persona jurídica distinta de sus titulares, de modo que, en circunstancias normales, es la sociedad —y no usted personalmente— la que responde de sus deudas. Esta «responsabilidad limitada» es una de las principales razones por las que los fundadores la prefieren a operar como empresario individual.
Una GmbH puede pertenecer a una sola persona o a varias, denominadas socios (Gesellschafter). La sociedad está dirigida por uno o varios administradores (Geschäftsführer), que pueden ser las mismas personas que los socios o contratarse desde fuera. Los extranjeros pueden por lo general ocupar ambos cargos. Normalmente no se exige que un socio o administrador sea nacional alemán ni resida en Alemania, aunque contar con alguien que pueda actuar localmente suele ser práctico.
Si el capital estándar le resulta demasiado elevado para empezar, Alemania ofrece también una versión más ligera, a menudo denominada UG (haftungsbeschränkt) y apodada en ocasiones «mini-GmbH». Funciona de forma similar, pero permite empezar con mucho menos capital, acumulando reservas con el tiempo para poder convertirse después en una GmbH plena. Las normas exactas en torno a esto difieren, así que considérela una opción que discutir más que una vía cerrada.
La idea del capital social
Toda GmbH tiene un capital social (Stammkapital): una suma fija que los socios comprometen a la sociedad. Para una GmbH estándar, este mínimo se ha situado tradicionalmente en una cifra de referencia, y en la práctica suele necesitar tener desembolsada una parte de él antes de que la sociedad se inscriba. La UG, en cambio, puede arrancar normalmente desde un importe nominal mucho menor, razón por la cual algunos fundadores empiezan por ahí.
Algunos puntos suelen sorprender a quienes se inician:
- El capital no es una tasa pública: pertenece a la sociedad y puede emplearse en gastos reales del negocio una vez que esté operando;
- A menudo puede aportarse en efectivo o, en algunos casos, como bienes (una aportación no dineraria), aunque las aportaciones de bienes suelen añadir valoración y trámites;
- La participación de cada socio se expresa como una cuota de este capital, lo que por lo general determina el peso del voto y el derecho a los beneficios.
Las cifras, la proporción exacta desembolsada y las normas sobre aportaciones no dinerarias pueden cambiar y dependen de su estructura. Considere los números de aquí aproximados y meramente orientativos: las normas cambian, así que confirme las cifras vigentes con un abogado o notario alemán antes de comprometer fondo alguno.
La intervención notarial: el corazón del procedimiento
Constituir una GmbH no es un asunto puramente en línea o postal. La constitución se realiza normalmente ante un notario alemán (Notar), que es un funcionario jurídico neutral nombrado por el Estado —no es su defensor, sino un garante de la corrección para ambas partes—. Este paso notarial es lo que hace que la constitución de empresas en Alemania se sienta distinta de la de, por ejemplo, el Reino Unido o Estados Unidos.
En la fase notarial tratará normalmente con:
- Los estatutos sociales (Gesellschaftsvertrag o Satzung), que fijan el nombre, el objeto, el capital y los socios de la sociedad;
- El nombramiento formal del administrador o administradores;
- Una lista de socios (Gesellschafterliste) que recoge quién posee qué.
Si no habla alemán
Las escrituras notariales se leen en voz alta y se otorgan por lo general en alemán. Si un fundador no entiende bien el alemán, normalmente se exige un intérprete jurado en la cita, y puede ser necesaria una traducción de los documentos. Esto es habitual, y sus asesores suelen poder gestionarlo: solo tiene que prever el tiempo y el coste adicionales.
Firmar desde el extranjero
No siempre tiene que viajar a Alemania. A veces los fundadores firman ante un notario en su propio país y legalizan los documentos —a menudo con una apostilla— u otorgan un poder para que alguien en Alemania actúe por ellos. Las vías admisibles varían, así que compruebe qué aceptará su notario alemán antes de reservar vuelos.
El registro mercantil y empezar a operar
Una GmbH solo existe por lo general como entidad jurídica plena una vez que se inscribe en el registro mercantil (Handelsregister). El notario suele presentar la inscripción por vía electrónica después de que la sociedad se haya constituido y el capital exigido se haya ingresado en una cuenta bancaria de empresa alemana. Hasta que se produce esa inscripción, la sociedad se encuentra en una fase transitoria «en constitución», y quienes actúan pueden asumir una mayor exposición personal, de modo que este paso importa.
Por las mismas fechas, o poco después, normalmente también:
- Abrirá una cuenta bancaria de empresa a nombre de la sociedad para recibir el capital;
- Dará de alta el negocio en la oficina local de actividades económicas (Gewerbeanmeldung) cuando proceda;
- Se registrará en la oficina tributaria (Finanzamt) para obtener un número fiscal y, si es necesario, un número de identificación a efectos del IVA.
Los tiempos de tramitación varían según la región y según lo saturados que estén el juzgado y las oficinas locales. Algunos registros avanzan con rapidez; otros tardan varias semanas. Pida a su asesor una previsión realista y actual en lugar de suponer un plazo fijo.
Qué deben prever los fundadores extranjeros
Buena parte de las fricciones para los fundadores extranjeros son de orden práctico más que jurídico. Un poco de planificación elimina la mayoría de ellas:
- La banca puede ser el punto lento. Abrir una cuenta de empresa siendo no residente a veces lleva más tiempo y exige documentos adicionales de identidad y de cumplimiento normativo, así que empiece pronto.
- Los documentos del país de origen pueden requerir legalización. Pasaportes, documentos societarios y poderes suelen necesitar apostillas y traducciones juradas.
- Un punto de contacto local ayuda. Una dirección de empresa alemana e, idealmente, alguien que pueda gestionar el correo y las autoridades tiende a facilitar el registro y la administración continuada.
- La inmigración es algo aparte. Ser titular o administrador de una GmbH no le otorga por sí mismo el derecho a vivir o trabajar en Alemania: los permisos de residencia y de trabajo siguen sus propias normas. Compruébelos en paralelo.
- Las obligaciones continuadas no cesan. Una GmbH debe por lo general llevar una contabilidad adecuada, presentar inscripciones en el registro y cumplir obligaciones fiscales y de información de forma continua, no solo en la constitución.
Como las normas de inmigración, fiscales y de registro cambian todas con el tiempo, considere esto un mapa más que un calendario, y verifique los requisitos vigentes antes de actuar.
Hacerlo bien
La GmbH es una estructura bien conocida y ampliamente respetada, y constituir una siendo extranjero es un trámite rutinario que muchas personas completan cada año. Los pasos son formales, pero cada uno resulta bastante previsible una vez que se conoce el orden. Como los detalles relativos al capital, la intervención notarial, las traducciones y la fiscalidad pueden variar, y como pequeñas decisiones tempranas pueden moldear su responsabilidad y sus costes, merece realmente la pena hablar pronto con un abogado o notario alemán cualificado. Esta guía es información general más que asesoramiento jurídico, y una conversación breve en la fase de planificación suele ahorrar mucho más tiempo y dinero del que cuesta.